Impostos na nota fiscal de serviço: cálculo

O valor da nota fiscal de serviço quase nunca é o valor que cai na conta.

Os impostos na nota fiscal de serviço se dividem em dois grupos: os que o prestador apura e paga depois (ISS próprio, IRPJ, CSLL, PIS e Cofins) e os que o cliente desconta na hora de pagar, as retenções na fonte. Numa nota de R$ 10.000 de consultoria para uma empresa do lucro real, o prestador pode receber R$ 8.885, porque o cliente segurou ISS, IRRF, PIS, Cofins e CSLL e recolheu em nome dele.

A diferença não é desconto: é imposto antecipado, que volta para o prestador como crédito na apuração. Só que cada retenção tem lei, percentual e dispensas próprias, e o Simples Nacional e o MEI seguem outra regra. Este guia, para contador, gestor financeiro e BPO, traz a tabela com a base legal de cada imposto, a regra do Simples e do MEI, uma conta completa do valor líquido e o que o IBS e a CBS mudam em 2026.

Tabela de impostos na nota fiscal de prestação de serviços

A tabela vale para a nota que uma empresa do lucro presumido ou do lucro real emite para outra pessoa jurídica.

IRPJ, CSLL, PIS e Cofins da apuração do prestador não aparecem como linha da nota. As retenções são antecipação desses tributos, e o prestador as abate do que deve no período.

Como funciona o ISS na nota de serviço?

O ISS é municipal e incide sobre o preço do serviço (LC 116/2003, art. 7º). A alíquota máxima é de 5% (art. 8º, II) e a mínima é de 2% (art. 8º-A), que nenhum benefício pode furar, exceto nos subitens 7.02 e 7.05 (obras) e 16.01 (transporte coletivo municipal). Dentro dessa faixa, cada município escolhe a alíquota por serviço: a tabela de alíquotas de ISS por município mostra o que cada prefeitura cadastrou no Ambiente Nacional da NFS-e.

Onde o ISS é devido

A regra geral do art. 3º da LC 116 é o município do estabelecimento do prestador. As exceções, nos incisos do mesmo artigo, levam o imposto para onde o serviço acontece: obra, demolição, limpeza e conservação de imóveis, coleta de lixo e vigilância, entre outros. Errar o local significa pagar ao município errado e continuar devendo ao certo.

Quando o tomador retém o ISS

O art. 6º da LC 116 deixa cada município, por lei, transferir a responsabilidade pelo ISS ao tomador. A própria LC já obriga a pessoa jurídica tomadora, "ainda que imune ou isenta", a reter em 13 subitens da lista (art. 6º, § 2º, II), entre eles obras, demolição, limpeza, vigilância e fornecimento de mão de obra. E o § 1º pesa para quem paga: o responsável deve o imposto "independentemente de ter sido efetuada sua retenção na fonte".

Fora desses casos, vale a lei do município do tomador. As regras de retenção que cada prefeitura cadastrou no Ambiente Nacional aparecem na página de nota fiscal de serviço do município, como a de Curitiba.

Quais retenções federais incidem na nota de serviço?

São três grupos, cada um com lista de serviços própria. Um mesmo pagamento pode sofrer todos ou nenhum.

IRRF de 1,5% ou 1%

O Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 9.580/2018) fixa 1,5% no art. 714 para "serviços caracterizadamente de natureza profissional", numa lista fechada de 40 atividades: advocacia, auditoria, consultoria, contabilidade, engenharia, programação, ensino e treinamento, entre outras. O art. 718 aplica 1,5% a comissões, corretagens e publicidade, o art. 723 aplica 1,5% a assessoria creditícia e mercadológica, gestão de crédito e administração de contas a pagar e a receber, e o art. 716 cobra 1% sobre limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra. Serviço fora dessas listas não sofre IRRF entre empresas privadas, e retenção de até R$ 10 é dispensada (art. 785, II).

PIS, Cofins e CSLL: os 4,65%

O art. 30 da Lei 10.833/2003 manda reter as três contribuições nos pagamentos por limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, locação de mão de obra, assessoria creditícia e mercadológica, administração de contas a pagar e a receber e "remuneração de serviços profissionais". O art. 31 soma 1% de CSLL, 3% de Cofins e 0,65% de PIS: 4,65%.

O limite antigo de R$ 5.000 por pagamento não existe mais. Desde a Lei 13.137/2015, o § 3º do art. 31 só dispensa a retenção "de valor igual ou inferior a R$ 10,00". Uma nota de R$ 3.000 de consultoria tem retenção de R$ 139,50.

INSS de 11% na cessão de mão de obra

O art. 31 da Lei 8.212/1991 obriga quem contrata serviço "mediante cessão de mão de obra" a reter 11% do valor bruto da nota. Cessão de mão de obra é colocar à disposição do contratante segurados que fazem serviços contínuos, como limpeza, vigilância e trabalho temporário (§§ 3º e 4º). A Instrução Normativa RFB 2.110/2022 estende a regra à empreitada (art. 110) e dispensa a retenção, no art. 115, quando o valor fica abaixo do mínimo de recolhimento, quando o prestador não tem empregados, o serviço é feito pelo titular ou sócio e o faturamento do mês anterior não passou de duas vezes o teto do salário de contribuição, e na profissão regulamentada ou no treinamento prestados pessoalmente pelos sócios, sem empregados. Consultoria prestada da sede do prestador não é cessão de mão de obra.

Como fica a nota de serviço do Simples Nacional e do MEI?

O optante do Simples Nacional recolhe quase tudo no DAS, e a lei tira dele a maior parte das retenções federais.

• IRRF: a IN RFB 765/2007, art. 1º, dispensa a retenção sobre pagamentos a pessoa jurídica do Simples Nacional.
• PIS, Cofins e CSLL: o art. 32, III, da Lei 10.833 afasta a retenção nos pagamentos a optantes pelo SIMPLES, o regime anterior, e a IN RFB 765/2007 (art. 3º) levou a dispensa ao Simples Nacional, alterando a instrução normativa da retenção.
• INSS: só a empresa do Anexo IV da LC 123 (construção, vigilância, limpeza, conservação, advocacia) sofre os 11% na cessão de mão de obra ou empreitada (IN RFB 2.110/2022, art. 166). As demais não sofrem (art. 167), mas a optante fora do Anexo IV que presta serviço por cessão de mão de obra fica sujeita à exclusão do Simples.
• ISS: a retenção é permitida pela alíquota efetiva do prestador, que precisa estar na nota (LC 123, art. 21, § 4º). Sem ela, o tomador retém 5%; no mês de início de atividade, 2%. O valor retido é definitivo, e aquela receita não paga ISS de novo no DAS.

O MEI recolhe o ISS em valor fixo mensal (LC 123, art. 18-A, § 3º, V), e o art. 21, § 4º, IV, afasta a retenção de quem recolhe o ISS por valor fixo. A Resolução CGSN 140/2018, no art. 27, IV, ressalva o caso em que o ISS é devido a outro município. A exceção está no art. 18-B: quem contrata MEI para hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria ou manutenção de veículos paga a contribuição patronal de 20% do art. 22, III, da Lei 8.212. O código certo para a nota do MEI está em código de tributação nacional do MEI.

Cálculo de impostos na nota fiscal de serviços: um exemplo com a conta aberta

O cenário é hipotético. Uma consultoria do lucro presumido emite, em novembro de 2026, uma nota de R$ 10.000 de consultoria empresarial para um cliente do lucro real. Suponha ISS de 5% no município e lei municipal que atribui a retenção ao tomador. O serviço não é cessão de mão de obra.

É a mesma conta da NFS-e Nacional: pela regra E1508 do Anexo I da documentação da NFS-e, o valor líquido é o valor do serviço menos descontos e valores retidos, e o ISS só entra na subtração quando é retido. Sem retenção de ISS, o líquido seria R$ 9.385, e o prestador pagaria os R$ 500 na guia do município.

O prestador não perde os R$ 615 federais. Pelo art. 36 da Lei 10.833, os valores retidos são antecipação: os R$ 150 de IRRF abatem o IRPJ e os R$ 465 abatem PIS, Cofins e CSLL do período. O cuidado é conferir se o informe de rendimentos do cliente bate com a nota. Para quem paga, o art. 35 manda recolher o retido no mês até o último dia útil do segundo decêndio do mês seguinte.

Se a mesma nota viesse de uma empresa do Simples Nacional, sairiam o IRRF e os 4,65%, e o ISS retido seria calculado pela alíquota efetiva informada. A lógica de imposto que integra a própria base está no guia de cálculo de imposto por dentro.

O que muda com o IBS e a CBS na nota de serviço em 2026?

Em 2026 a reforma tributária entra na NFS-e como teste. A LC 214/2025 fixa IBS de 0,1% (art. 343) e CBS de 0,9% (art. 346), e o art. 348, § 1º, dispensa o recolhimento para quem cumprir as obrigações acessórias. Essas alíquotas "não serão aplicadas" às operações dos optantes pelo Simples Nacional (art. 348, III, "c").

A base do IBS e da CBS não é o valor cheio da nota: o art. 12, § 2º, tira dela o próprio IBS e a própria CBS e, de 2026 a 2032, o ISS, o ICMS, o PIS e a Cofins da operação. No exemplo, se a consultoria deve R$ 365 de PIS e Cofins cumulativos sobre a nota, a base fica em R$ 9.135 (10.000 − 500 − 365), com cerca de R$ 82,22 de CBS e R$ 9,14 de IBS destacados, que não entram na conta do valor líquido.

O calendário do destaque saiu em comunicado do CGNFS-e de 7 de agosto de 2026: 1º de outubro para os serviços em geral e 1º de dezembro para plataformas digitais e alguns subitens; até 31 de dezembro de 2026 a falta do grupo não rejeita a nota, mas continua sendo descumprimento. A emissão passo a passo está em NFS-e Nacional para o prestador de serviço, onde cada município emite está no mapa do Emissor Nacional da NFS-e, e o que muda para o Simples em 2027 está em IBS e CBS no Simples Nacional na NFS-e.

O ISS também tem data: o art. 8º-B da LC 116, incluído pela LC 214, reduz as alíquotas municipais em 10% em 2029, 20% em 2030, 30% em 2031 e 40% em 2032, sobre as vigentes em 31 de dezembro de 2028.

Onde as retenções costumam dar errado?

Os erros mais comuns são de enquadramento, não de conta.

1. Aplicar o limite de R$ 5.000 nos 4,65%. A regra caiu em 2015.
2. Reter de quem é do Simples. Retenção indevida vira pedido de restituição e retrabalho dos dois lados.
3. Tratar todo serviço como profissional. O IRRF de 1,5% vale para a lista do art. 714 do RIR.
4. Esquecer o ISS do local da obra ou da limpeza. Nesses casos o imposto vai para o município onde o serviço acontece.
5. Nota do Simples sem a alíquota efetiva. O tomador retém 5%, e a diferença vira cobrança de um lado e crédito difícil de reaver do outro.

Cada erro desses é uma regra que dá para conferir antes de pagar a nota, com o cadastro do fornecedor, o código do serviço e a lei de cada tributo. É o que a conferência de notas fiscais com IA da Waxi faz: aplica a regra oficial nota a nota e separa as exceções para quem decide.

Perguntas frequentes sobre impostos na nota fiscal de serviço

Quais impostos o tomador retém na nota fiscal de serviço?

Depende do serviço e do regime do prestador. Podem ser retidos ISS, IRRF de 1,5% ou 1%, PIS, Cofins e CSLL de 4,65% e INSS de 11% na cessão de mão de obra. Para o Simples Nacional, as retenções federais quase não se aplicam.

Qual é o valor mínimo para reter PIS, Cofins e CSLL?

Não há valor mínimo de nota. A Lei 10.833, art. 31, § 3º, só dispensa a retenção de até R$ 10, o que corresponde a uma nota de cerca de R$ 215.

Empresa do Simples Nacional sofre retenção de ISS?

Pode sofrer, se o serviço ou a lei municipal mandar reter. A alíquota é a efetiva do Simples, informada na nota; sem ela, o tomador aplica 5% (LC 123, art. 21, § 4º).

O IBS e a CBS diminuem o valor que eu recebo em 2026?

Não. Em 2026 eles são destacados como teste e o recolhimento é dispensado para quem cumpre as obrigações acessórias (LC 214, art. 348, § 1º). Na NFS-e, o valor líquido só desconta descontos e retenções.

O que muda na retenção em 2027?

PIS e Cofins dão lugar à CBS, e a Lei 10.833, na redação do art. 509 da LC 214, mantém retida só a CSLL, a 1%. IRRF, INSS e ISS seguem as regras próprias.

A nota de serviço é uma conta, não um número

Os impostos na nota fiscal de serviço são poucos, mas cada um tem regra de enquadramento. O ISS fica entre 2% e 5% e pode ser retido; IRRF, PIS, Cofins e CSLL dependem da lista de serviços e do regime do prestador; o INSS depende de haver cessão de mão de obra. O valor líquido é o valor do serviço menos o que o cliente reteve, e o retido volta ao prestador como antecipação.

Em 2026 o IBS e a CBS entram na nota sem mudar o líquido, e em 2027 a retenção federal encolhe para a CSLL. Quer conferir os impostos e as retenções das suas notas de serviço antes de pagar ou emitir? Veja como funciona a conferência de notas fiscais com IA; a Waxi monta a conferência sobre as tabelas oficiais da reforma e as regras do seu negócio.