Para financeiro, fiscal, escritórios contábeis e BPO
Conferência de notas fiscais com IA: o que checar
Conferir a nota de entrada é checar, antes de lançar, se o que o fornecedor escreveu no XML bate com o pedido, com o seu cadastro e com a regra do imposto. A partir de 2027, o crédito de IBS e CBS depende disso. Esta página traz o checklist campo a campo, o que o ERP já faz, onde a IA ajuda e onde erra.
Teste grátis em até 50 notas de entrada de um mês, com o veredito de cada nota em até 5 dias úteis.
Exemplo fictício · Waxi
Conferência de notas de entrada
Lote de setembro · regras escritas com o contador
- NF-e 4.812 · Vale PapéisPapel kraft, insumo no cadastro; destaque confereElegível
- NF-e 22.107 · Ferro & Aço SulDestaque errado: sem o grupo de IBS e CBS no XMLCorrigirpedir o ajuste ao fornecedor
- NFS-e 918 · Oficina Modelo MEAguarda condição: fornecedor do Simples, modalidade a confirmarPerguntar
- NF-e 3.301 · Café & CiaCestas de fim de ano fornecidas de graça à equipeVedado
Cada nota com veredito, motivo e trecho do XML. Quem decide é o contador.
- Para quem
- Financeiro e fiscal de empresas do regime regular, escritórios contábeis e BPOs financeiros.
- O que entra
- Os XMLs das notas de entrada e, se houver, o cadastro de itens. Nunca certificado digital, senha do ERP ou acesso ao banco.
- O que sai
- O veredito de cada nota e item, com o motivo, o trecho do XML e a fila do que pedir ao fornecedor.
- Como começa
- Teste grátis em até 50 notas de entrada de um mês, com o veredito em até 5 dias úteis.
- Quem decide
- O seu contador. O agente não dá parecer tributário nem confirma a apuração.
O que é conferir nota fiscal de entrada, e por que agora
Conferência de notas fiscais de entrada é checar, nota a nota e antes do lançamento, se o documento que o fornecedor emitiu está certo: a operação, a classificação do item, os valores contra o pedido de compra, o regime do fornecedor e o destaque dos impostos. Com IA, a regra confere o que é tabelado e o modelo lê o que é ambíguo, e cada nota sai com um veredito, o motivo e o trecho do XML que o sustenta, para uma pessoa decidir.
Até aqui, a nota de entrada era conferida pelo que pesa no caixa: valor, vencimento, quantidade. A reforma tributária muda o que pesa. IBS e CBS, os dois tributos que substituem PIS, Cofins, ICMS e ISS, aparecem destacados em cada nota, e a partir de 2027 o crédito da sua compra depende desse destaque.
O calendário já começou. Os campos de IBS e CBS existem na NF-e desde 2026, com alíquota de teste e sem efeito no caixa, e o cronograma da Receita e do Comitê Gestor do IBS passou a exigi-los na NF-e em 3 de agosto de 2026. A regra que recusaria a nota sem esses campos foi adiada, sem data, mas a obrigação de destacar continua, como os dois órgãos esclareceram em 6 de agosto de 2026. Na prática, a nota errada entra no seu contas a pagar sem nenhum aviso.
Em 2027 a conta passa a valer. Pela regra de transição do art. 48 da Lei Complementar 214, enquanto o split payment ou o recolhimento pelo adquirente não estiverem implementados, o crédito do comprador depende do destaque correto na nota do fornecedor. Há leituras diferentes sobre quando essa regra de transição deixa de valer, e qual delas seguir é decisão do seu contador. Em qualquer leitura, a nota de entrada é a prova do crédito.
Junto vem a apuração assistida. A partir de fevereiro de 2027, a Receita apresenta a apuração da CBS do mês até o dia 15 (dia 20 para quem entrega a DeRE). O que não for ajustado até o último dia útil do mês fica confirmado como está, e confirmar ou ajustar tem efeito de confissão de dívida (LC 214, art. 46). Entre o dia 15 e o fim do mês há, em regra, de 9 a 12 dias úteis (9 em fevereiro de 2027). Conferir nota a nota nessa janela, sem ter conferido antes, não cabe no tempo.
- Guia da reforma tributária para PMEs: split payment, apuração assistida e as sete formas de pagar imposto a mais
- CGIBS e Receita: esclarecimento sobre o adiamento das validações: 6 de agosto de 2026
- Lei Complementar 214/2025, texto oficial no Planalto: art. 46 (apuração assistida), art. 48 (crédito pelo destaque) e art. 57 (uso ou consumo pessoal)
O que os números públicos mostram sobre a nota de entrada
A Receita mediu que 21% dos documentos fiscais emitidos por empresas fora do Simples Nacional foram transmitidos sem o preenchimento dos campos referentes à CBS entre 28 de junho e 29 de julho de 2026, segundo a reportagem que divulgou o cronograma de obrigatoriedade. Leitura prática: se um em cada cinco documentos saía sem o campo no mês anterior à exigência, uma parte das notas que chegam na sua empresa hoje tem o mesmo problema, e ninguém recusa essas notas automaticamente.
Até 18 de setembro de 2026, a Receita registrava 165.034 pedidos de empresas do Simples para recolher IBS e CBS pelo regime regular, o chamado Simples híbrido, segundo balanço divulgado em 22 de setembro. Leitura prática: essas empresas entram no rito da apuração assistida a partir de janeiro de 2027 como qualquer contribuinte do regime regular, e muitas delas nunca conferiram crédito na nota de entrada.
Na sondagem da Omie com a Fenacon divulgada em 15 de julho de 2026, 68% dos contadores já tinham sido procurados por clientes para falar da reforma, e 56% ainda estavam em fase inicial de preparação, sem plano definido. Leitura prática: a pergunta sobre a nota de entrada chega primeiro ao contador, e é ele quem precisa de uma rotina para responder em escala.
- Reforma Tributária: cronograma de obrigatoriedade dos destaques de IBS e CBS: 31 de julho de 2026, com o dado de 21%
- Receita Federal: balanço das opções pelo Simples e pelo regime regular: 22 de setembro de 2026
- Fenacon: contadores já sentem o impacto da reforma: sondagem com a Omie, 15 de julho de 2026
Números conferidos nas fontes em 03/10/2026.
Checklist da nota fiscal de entrada, campo a campo
O checklist abaixo é o que conferimos em cada nota de entrada, na ordem em que o erro costuma aparecer. Cada linha diz o campo, o que conferir, onde o erro costuma estar e se a checagem é regra tabelada ou trabalho de IA. A maior parte é regra: ou bate, ou não bate. A IA entra quando a resposta depende de ler uma descrição livre ou de interpretar um cadastro ambíguo.
Duas condições valem para a lista inteira. Primeiro, o checklist só funciona com um cadastro de itens que diga a finalidade de cada compra (insumo, revenda, uso e consumo da operação, ativo), porque é a finalidade que separa o que dá crédito do que é uso ou consumo pessoal, fora do crédito de IBS e CBS (art. 57); no ICMS, que segue até 2032, a finalidade continua decidindo o crédito, e o uso e consumo segue sem crédito de ICMS durante a transição. Segundo, as regras de cada linha são escritas com o seu contador antes da primeira conferência: o agente segue as regras, não as cria.
| Campo | O que conferir | Onde costuma dar erro | Regra ou IA |
|---|---|---|---|
| Fornecedor: CNPJ, situação e regime (CRT) | O que conferir: CNPJ ativo, inscrição estadual e o CRT do XML (Simples, regime normal, MEI); a opção do Simples pelo regime regular de IBS e CBS não aparece no CRT e precisa ser confirmada | Onde costuma dar erro: Cadastro do fornecedor sem a modalidade de 2027 de quem é do Simples, o que muda o valor do crédito | Regra ou IA: Regra, com uma pessoa confirmando a modalidade do Simples |
| CFOP da operação | O que conferir: Se a natureza da operação no XML (venda, remessa, devolução, bonificação) é a combinada; o CFOP de entrada, que é seu, sai da finalidade no cadastro | Onde costuma dar erro: Compra de uso e consumo escriturada como revenda ou industrialização, ou remessa tratada como compra | Regra ou IA: Regra, com a finalidade vinda do cadastro |
| NCM do item | O que conferir: Se o código de 8 dígitos do produto bate com o que o seu cadastro tem para aquele item | Onde costuma dar erro: NCM genérico ou diferente do cadastro, o que pode mudar a alíquota e a lista de redução em que o item se encaixa | Regra ou IA: Regra para o código; IA quando a descrição do item é livre ou ambígua |
| CST e cClassTrib de IBS e CBS | O que conferir: O código de situação tributária e a classificação tributária do item, contra a regra combinada com o contador | Onde costuma dar erro: Tributação integral numa operação que tem redução, ou classificação que não corresponde ao item | Regra ou IA: Regra tabelada; IA para sugerir a classificação quando o cadastro não decide |
| Destaque de IBS e CBS: base, alíquota e valor | O que conferir: Se o grupo de IBS e CBS está no XML e se base, alíquota e valor fecham entre si | Onde costuma dar erro: Grupo ausente, alíquota incoerente ou valor que não fecha com a base | Regra ou IA: Regra |
| Valores contra o pedido de compra | O que conferir: Quantidade, preço unitário, descontos e total da nota contra o pedido ou o contrato, e as parcelas contra o boleto | Onde costuma dar erro: Preço diferente do negociado, quantidade a maior, frete ou desconto fora do combinado | Regra ou IA: Regra, quando existe pedido; IA para casar a nota com pedido ou contrato sem número de referência |
| Finalidade do item e crédito vedado | O que conferir: Se a compra é da operação (insumo, revenda, ativo, uso e consumo da empresa) ou de uso ou consumo pessoal, que a LC 214 exclui do crédito de IBS e CBS (art. 57) | Onde costuma dar erro: Cadastro mal feito: brinde ou benefício da equipe marcado como insumo, ou compra da operação marcada como uso pessoal | Regra ou IA: IA sugere, uma pessoa decide |
Quatro hábitos que valem para qualquer lista
- Confira o XML, não o PDF. O DANFE é uma representação da nota; o crédito e a apuração usam o que está no XML.
- Registre o motivo de cada aceite com divergência. No mês seguinte, ninguém lembra por que aquela nota foi lançada mesmo sem o campo.
- Peça a correção ao fornecedor enquanto o erro ainda não custa. Em 2026 o destaque errado não tem efeito no caixa; em 2027, tem.
- Separe as notas por fornecedor, não só por mês. O mesmo fornecedor costuma errar do mesmo jeito em todas as notas.
- IA para escritório contábil: o que automatizar antes da apuração assistida de 2027
- IA em análise de documentos: quando funciona: volume, regra clara e uma pessoa decidindo nas exceções
Lista de referência para a conferência operacional. As regras de cada empresa são definidas e assinadas pelo contador responsável.
O que o ERP já faz, e o que sobra para conferir
Antes de pensar em IA, vale abrir a lista de funcionalidades do sistema que você já paga. O ERP emite a nota de saída, calcula o imposto do que você vende, importa o XML de entrada e concilia o que bate com o pedido. Comprar um projeto de IA para repetir isso é desperdício.
O que sobra tem três formas: a exceção (a nota sem o campo, o item que o cadastro não classifica), o cruzamento entre fontes que não conversam (o XML, o cadastro, o pedido e, a partir de 2027, a apuração da Receita) e a explicação de cada divergência, registrada de um jeito que outra pessoa entenda no mês seguinte. É nessa sobra que um agente sobre o ERP trabalha. Ele lê do ERP, não substitui o ERP.
| Tarefa | O ERP ou o sistema fiscal | O que sobra para conferir |
|---|---|---|
| Importar o XML de entrada | O ERP ou o sistema fiscal: Importa e cria o lançamento, muitas vezes com o pedido vinculado | O que sobra para conferir: Notas que chegam fora do fluxo, por e-mail ou de fornecedor sem integração |
| Casar nota e pedido | O ERP ou o sistema fiscal: Aponta divergência de quantidade e preço quando existe pedido com referência | O que sobra para conferir: Compras sem pedido, contratos de serviço e notas sem número de pedido |
| Calcular o imposto | O ERP ou o sistema fiscal: Calcula o que você emite, com as regras parametrizadas | O que sobra para conferir: Se o destaque que o fornecedor fez na nota dele está certo para o seu item |
| Classificar o item | O ERP ou o sistema fiscal: Usa o cadastro que alguém montou, certo ou errado | O que sobra para conferir: Itens novos, descrições livres e cadastros que não dizem a finalidade da compra |
| Registrar a decisão | O ERP ou o sistema fiscal: Guarda o lançamento | O que sobra para conferir: Por que uma nota com divergência foi aceita, e quem aceitou |
- Desenvolvimento de agentes de IA: como construímos um agente sobre os sistemas que você já usa
Onde a IA ajuda na conferência, e onde a IA erra
A conferência de notas fiscais com IA não é um modelo de linguagem lendo cada nota e dando um palpite. O cruzamento de chave de acesso, CST, classificação, valor e data é regra determinística, e é mais barato e mais confiável resolver com regra. O modelo entra na parte que a regra não decide, e cada veredito sai com o motivo e o trecho do XML que o sustenta, para quem revisa conferir em segundos, sem abrir a nota.
Na prática, a IA ajuda em quatro pontos:
Classificar o item ambíguo
Quando o cadastro não diz se a compra é da operação ou de uso ou consumo pessoal, o modelo lê a descrição do item, o fornecedor e o histórico e sugere a finalidade, com o motivo. Uma pessoa confirma, e a resposta vai para o cadastro, para a próxima nota já chegar resolvida.
Casar nota sem referência
Nota de serviço sem número de pedido, compra recorrente por contrato, frete que chega separado. O modelo encontra o pedido ou o contrato mais provável e diz por quê. Quando não acha com segurança, a nota vai para uma pessoa.
Explicar a divergência
Em vez de "divergente", o veredito diz o que está errado e onde: "grupo de IBS e CBS ausente no item 1", com o trecho do XML. É o que permite revisar 50 notas sem abrir 50 arquivos.
Redigir o pedido ao fornecedor
Para cada destaque errado, o rascunho do pedido de ajuste ao fornecedor, com o número da nota e o que precisa mudar; o instrumento, nota complementar ou de crédito ou débito, o contador define. Hoje ninguém escreve esse pedido porque ninguém está olhando.
Onde a IA erra, e o que fazemos a respeito
- Erra com confiança. Um modelo de linguagem sugere uma classificação errada com o mesmo tom de uma certa. Por isso nenhuma sugestão vira regra sem uma pessoa confirmar.
- Não decide crédito. O agente diz se a nota atende às regras que o seu contador escreveu. Se o crédito vale, e como entra na apuração, é decisão do contador.
- Não sabe o que não está nos dados. Se o cadastro não tem a finalidade do item e o fornecedor não informou o regime, o veredito é "aguarda condição", e a nota vai para uma pessoa, não para um palpite.
- Não acompanha a norma sozinho. Quando uma regra da reforma muda, a regra escrita muda junto, com o contador. O modelo não aprende a lei por conta própria.
- Governança de agentes de IA: limites, registro e supervisão antes de ir para produção
Exemplo: quatro notas, quatro vereditos
Num lote fictício de setembro de uma empresa do regime regular, quatro notas mostram os quatro vereditos que a conferência devolve: crédito elegível, destaque errado, aguarda condição e vedado. As regras são as que o contador da empresa escreveu; o agente aplica, explica e manda para uma pessoa o que a regra não decide.
| Nota | O que o agente encontrou | Veredito |
|---|---|---|
| NF-e 4.812 · Vale Papéis | O que o agente encontrou: Insumo no cadastro, destaque completo, fornecedor no regime regular | Veredito: Crédito elegível |
| NF-e 22.107 · Ferro & Aço Sul | O que o agente encontrou: Matéria-prima, sem o grupo de IBS e CBS no XML | Veredito: Destaque errado |
| NFS-e 918 · Oficina Modelo ME | O que o agente encontrou: Fornecedor do Simples, modalidade de 2027 não informada | Veredito: Aguarda condição |
| NF-e 3.301 · Café & Cia | O que o agente encontrou: Cestas fornecidas de graça à equipe, uso ou consumo pessoal | Veredito: Vedado |
Por que crédito elegível
A NF-e 4.812 da Vale Papéis traz papel kraft, que o cadastro da empresa classifica como embalagem de expedição, um insumo. O grupo de IBS e CBS está presente, CST e classificação batem com a regra combinada, as alíquotas são coerentes e o fornecedor está no regime regular com CNPJ ativo. As quatro condições de crédito elegível foram atendidas, e a nota segue para o lançamento sem ninguém precisar abri-la.
Por que destaque errado
A NF-e 22.107 da Ferro & Aço Sul traz chapa galvanizada, matéria-prima no cadastro, de um fornecedor do regime regular. O XML tem os grupos de ICMS, PIS e Cofins, mas não o de IBS e CBS. Em 2026 isso não custa nada; em 2027, pela regra do destaque, a compra deixaria de gerar crédito. O agente redige o pedido de ajuste ao fornecedor (o instrumento, nota complementar ou de crédito ou débito, o contador define) e a fila de correção ganha uma linha.
Por que aguarda condição
A NFS-e 918 da Oficina Modelo ME é a manutenção de uma empilhadeira, um insumo. O fornecedor é do Simples, e o cadastro não diz se ele optou por recolher IBS e CBS pelo regime regular em 2027. A resposta muda o valor do crédito: quem fica na guia única dá crédito limitado ao que recolhe nela (LC 214, art. 47, § 9º, II). O agente não chuta: o veredito é aguarda condição, com a pergunta pronta para o fornecedor.
Por que vedado
A NF-e 3.301 da Café & Cia são cestas de fim de ano fornecidas de graça à equipe, que o cadastro da empresa classifica como uso ou consumo pessoal. O destaque está certo, mas o item fica fora do crédito de IBS e CBS pelo art. 57, II, c, da LC 214, conforme a classificação combinada com o contador. O veredito é vedado, a nota é lançada sem crédito e o motivo fica registrado para a próxima vez que alguém perguntar.
Exemplo fictício: empresa, fornecedores, itens e notas inventados, os mesmos da demonstração da página de backoffice financeiro.
Telas ilustrativas, com dados de exemplo.
IA para contabilidade: a conferência no escritório e no BPO
Para uma empresa, a apuração assistida é uma janela por mês. Para um escritório contábil, é uma janela por cliente do regime regular, todas abertas no mesmo dia. Um escritório com 40 clientes no Lucro Presumido ou no Real vai receber 40 apurações até o dia 15 de fevereiro de 2027 (dia 20 para cliente com DeRE) e terá de 9 a 12 dias úteis (9 em fevereiro de 2027) para conferir as notas de todos. O gargalo é de volume, não de conhecimento.
A preparação ainda está no começo. Na 2ª Sondagem do Setor Contábil, da Omie, divulgada pela Fenacon em março de 2026, com 633 empresas contábeis, a maior parte com carteira entre 50 e 300 clientes, 61% ainda não tinham começado a mapear a carteira de clientes diante da reforma. E o trabalho extra tende a cair dentro de uma mensalidade fixa: o escritório que não consegue repassar o custo precisa reduzi-lo.
É aqui que a IA para contabilidade deixa de ser produtividade individual (resumir uma instrução normativa, redigir um e-mail) e vira capacidade da operação. A conferência de notas de entrada é a mesma para cada cliente, segue regras que o escritório já sabe escrever e gera uma fila de exceções que a equipe resolve. O escritório ganha uma rotina por cliente com registro do que foi conferido, que vira argumento na conversa de honorários.
A Waxi atende o escritório e o BPO como clientes, não como revendedores de software. As regras são as do escritório, a confirmação continua com o contador responsável, e o teste é o mesmo: até 50 notas de entrada de um cliente, com o veredito em até 5 dias úteis. O escritório já tem os XMLs; a autorização do cliente para compartilhá-los fica com o escritório, o que tira do caminho a maior barreira de uma empresa sozinha.
Uma regra por cliente, escrita uma vez
O que é insumo, o que é vedado e quais fornecedores estão em qual regime, por cliente, com a assinatura do contador. O agente aplica a regra de cada um sem misturar carteiras.
A fila de exceções da carteira
Em vez de abrir as notas de cada cliente, a equipe trabalha uma fila só, ordenada por valor e prazo, com o motivo de cada divergência. É a mesma fila que, a partir de fevereiro de 2027, recebe as divergências da apuração.
O registro que o cliente vê
Notas conferidas, correções pedidas e crédito elegível identificado por cliente, mês a mês. O trabalho de conferência deixa de ser invisível para quem paga o honorário.
- IA para escritório contábil: o que o sistema já faz, onde a IA rende e um plano de 90 dias
- Fenacon: 61% dos contadores ainda não mapearam o impacto nos clientes: 2ª Sondagem do Setor Contábil, da Omie, 13 de março de 2026
- Teste em um cliente do escritório: até 50 notas de entrada, escolha escritório contábil ou BPO no formulário
Da nota de entrada à apuração assistida e ao contas a pagar
A conferência de notas é o primeiro processo porque é o único que dá para testar hoje com dados reais: as notas com IBS e CBS existem desde 2026, e o erro ainda não custa nada. Os outros processos usam a mesma leitura de XML e entram na sequência, conforme o calendário da reforma e a rotina da sua empresa.
Conferência de notas de entrada
Cada XML que chega conferido contra o cadastro, o pedido e o regime do fornecedor, com veredito e motivo. É o processo do teste grátis.
Apuração assistida da CBS
O cruzamento da apuração que a Receita apresenta com o seu ERP e os XMLs do mês, e o dossiê do que confirmar, ajustar ou contestar dentro do prazo. A Receita documenta uma API pública para consultar a apuração da CBS. Quem confirma é você ou o seu contador, nunca o agente. Em 2027, o IBS ainda tem alíquota de 0,1%.
Contas a pagar sem digitação
Ler a nota e o boleto, conferir o valor contra o pedido, lançar no ERP com centro de custo e vencimento e mandar para quem aprova. Aproveita a mesma leitura de XML da conferência.
Split payment
Pela declaração mais recente da Receita, em 2027 o split payment é opcional, gradual e só entre empresas, sem data de obrigatoriedade definida. Quando ele operar para o seu meio de pagamento, a conferência da retenção no extrato entra como módulo.
E no Simples Nacional
- No Simples tradicional, a apuração assistida do regime regular não se aplica: a declaração pode chegar pré-preenchida no PGDAS-D assistido a partir de 2027 (previsto na Res. CGSN 190/2026), e a conferência da nota de entrada vale igual.
- Empresas do Simples que optaram pelo regime regular de IBS e CBS a partir de janeiro de 2027 entram na apuração assistida como qualquer empresa do regime regular.
- Receita Federal: documentação das APIs de apuração da CBS: consultas de débitos, créditos e pagamentos
- Guia da reforma tributária para PMEs: o rito da apuração assistida e o Simples na reforma
O que acontece com os seus XMLs
Uma nota fiscal de entrada diz quem são os seus fornecedores, quanto você paga e, por consequência, parte da sua margem. É dado de empresa e é sigilo comercial, e a pergunta sobre o que acontece com ele vem antes de qualquer teste. O que pedimos é o mínimo para conferir, e nada que dê acesso ao seu dinheiro ou aos seus sistemas.
A Waxi é uma empresa brasileira, CNPJ 49.437.727/0001-20, e o tratamento de dados segue a nossa política de privacidade. Sobre o treino de modelos, a OpenAI e a Anthropic, dois dos principais fornecedores de modelos de linguagem, declaram nas páginas oficiais que não usam os dados enviados pela API para treinar os modelos por padrão. Abaixo, o que pedimos no teste e as perguntas que valem para qualquer fornecedor, inclusive para nós.
Quatro perguntas para qualquer fornecedor antes de mandar os XMLs
Quem vê os arquivos
Pergunte quem, dentro do fornecedor, abre os XMLs e o resultado, e se há contrato de confidencialidade com essas pessoas.
Onde os arquivos ficam
Pergunte em que serviço e em que país os arquivos são guardados durante a conferência, e por quais ferramentas de IA eles passam.
Quando são apagados
Pergunte por quanto tempo o lote fica guardado depois da entrega e como você confirma que foi apagado.
Se treinam algum modelo
Pergunte se os dados podem ser usados para treinar modelos, do fornecedor ou de terceiros, e onde isso está escrito.
O que pedimos e o que não pedimos
- Para o teste, só os XMLs das notas de entrada de um mês, até 50, e, se houver, o cadastro de itens com a finalidade de cada um.
- Nunca pedimos certificado digital, senha do ERP ou acesso bancário para o teste.
- Cada lote passa por revisão humana antes de voltar para você.
- No piloto, a consulta à apuração da CBS é feita com acesso autorizado pela sua empresa.
- Política de privacidade da Waxi: como tratamos os dados que recebemos
- OpenAI, privacidade para empresas e API: sem treino com dados da API por padrão
- Anthropic, uso de dados para treinamento: sem treino com dados da API por padrão
- Zero Data Retention e LGPD: o que perguntar antes de mandar dado sensível para a IA
Como a Waxi faz a conferência de notas com você
A porta de entrada é o teste grátis: até 50 notas de entrada de um mês, com o veredito de cada uma em até 5 dias úteis contados do recebimento dos XMLs. Ele mostra, com as suas notas, quantas chegam com divergência e de quais fornecedores, antes de qualquer proposta.
Se fizer sentido seguir, o piloto coloca o agente na rotina, com a métrica combinada no início: crédito elegível identificado e notas corrigidas no mês. Não há linha de base de horas, porque essa conferência ainda não é feita na maioria das empresas; a métrica é medida desde o primeiro mês.
Etapa 1 · Porta de entrada
Teste grátis em até 50 notas
Você pede o teste, manda os XMLs de um mês e, se houver, o cadastro de itens. Se a sua empresa não tem o problema, a gente avisa antes do teste.
- Entregável
- Veredito por nota e item, motivo, trecho do XML e a fila do que pedir ao fornecedor
Etapa 2 · Início do piloto
Regras escritas com o seu contador
O que é crédito elegível, o que aguarda condição, o que é vedado, qual fornecedor está em qual regime. Vira regra escrita, que o agente segue e o contador assina.
- Entregável
- Regras de conferência assinadas pelo contador
Etapa 3 · Piloto
Agente onde o dado está
O agente trabalha nos XMLs e no ERP que você já usa. Cada veredito fica registrado com o motivo e o trecho de origem, e o que a regra não decide vai para uma pessoa.
- Entregável
- Agente em produção no seu processo, com o registro de cada veredito
Etapa 4 · Primeiras semanas
Operação junto e calibragem
A Waxi opera o agente ao lado do seu time, ajusta as regras com o contador e mede a métrica combinada.
- Entregável
- Crédito elegível identificado e notas corrigidas no mês
Etapa 5 · Depois do piloto
Seu time assume, ou seguimos juntos
Se o seu time assume, recebe a capacitação para operar, supervisionar e ajustar as regras. Se preferir, a Waxi segue operando, com o dossiê e o relatório de cada mês.
- Entregável
- Time capacitado ou operação mensal com relatório
- Backoffice financeiro e fiscal com agentes de IA: o teste grátis em até 50 notas e o pedido
- A metodologia da Waxi: do diagnóstico à operação, com entregável em cada etapa
Quanto custa a conferência de notas fiscais com IA
O custo de conferir notas com IA depende menos do modelo de linguagem e mais do trabalho em volta dele. O custo do modelo por nota é pequeno; o que pesa é escrever as regras com o contador, integrar as fontes (o ERP, os XMLs e, em 2027, a apuração da Receita) e manter uma pessoa decidindo nas exceções, que é onde mora o custo real de cada nota conferida.
A Waxi não publica preço da conferência: o valor sai na proposta, depois do teste, porque depende do volume e do número de empresas. O teste em até 50 notas é grátis. Para ter ordem de grandeza do que custa colocar um agente em operação, incluindo análise de documentos e back-office, o relatório de custos da Waxi abre as linhas de custo e três cenários em reais, como referência do escopo descrito lá.
| O que pesa | Por que muda o valor |
|---|---|
| Notas de entrada por mês | Por que muda o valor: Mais notas pedem mais revisão humana nas exceções, mesmo com a maior parte resolvida por regra |
| Número de empresas | Por que muda o valor: Cada CNPJ tem regras, fornecedores e cadastro próprios; no escritório, a regra é por cliente |
| Estado do cadastro de itens | Por que muda o valor: Cadastro sem a finalidade de cada compra pede um trabalho de classificação antes, com IA e revisão |
| Integração com o ERP | Por que muda o valor: Sistema com API é mais simples; sistema só com exportação ou sem integração pede mais trabalho |
| Operação contínua | Por que muda o valor: Se a Waxi segue operando, com dossiê e relatório mensal, ou se o seu time assume depois do piloto |
- Relatório: quanto custa colocar agentes de IA em operação: as linhas de custo e os três cenários em reais
A Waxi não publica preço da conferência. O valor vem na proposta escrita, depois do teste.
Quando começar pela conferência de notas, e quando não
A conferência serve a um momento específico: a empresa compra de muitos fornecedores, está no regime regular ou vai entrar nele, e ninguém confere hoje o destaque de cada nota. Se o seu momento é outro, há um caminho melhor, e preferimos indicar.
Faz sentido quando
- A sua empresa está no Lucro Presumido, no Lucro Real ou optou pelo regime regular de IBS e CBS a partir de janeiro de 2027, e recebe dezenas ou centenas de notas de entrada por mês.
- O contas a pagar confere valor e vencimento, mas ninguém olha o grupo de IBS e CBS no XML.
- Você é escritório contábil ou BPO com clientes no regime regular e quer chegar a fevereiro de 2027 com uma rotina por cliente.
- O seu contador já escreveria as regras de crédito, mas não tem gente para aplicá-las nota a nota.
Não é o melhor começo quando
Parecer tributário é trabalho do contador ou de um consultor tributário. A conferência entrega a evidência que ele usa, não a opinião.
Ler o guia da reformaConciliação por Open Finance e categorização de lançamentos já vêm nos ERPs e nas ferramentas de escritório. Vale usar o que o sistema faz antes de contratar.
O que o sistema já fazUma conversa de diagnóstico compara os processos candidatos e diz qual vale um agente, qual vale uma ferramenta pronta e qual não vale nada agora.
Consultoria em IA
O que é conferência de notas fiscais de entrada?
É checar cada nota que a sua empresa recebe antes de lançar: se a operação, a classificação do item, os valores, o regime do fornecedor e o destaque dos impostos estão certos. A partir de 2027, a conferência inclui o destaque de IBS e CBS, porque é dele que depende o crédito da compra.
O que conferir numa nota fiscal de entrada?
Sete pontos: o fornecedor (CNPJ, situação e regime), o CFOP da operação, o NCM do item, o CST e a classificação tributária de IBS e CBS, o destaque de IBS e CBS com base, alíquota e valor, os valores contra o pedido de compra e a finalidade do item, que decide se ele dá crédito ou é vedado.
Como a IA confere uma nota fiscal?
Lendo o XML, não o PDF. A maior parte é regra: o grupo de IBS e CBS está presente, o CST bate com o cadastro, o valor bate com o pedido. O modelo de linguagem entra no que a regra não decide, como classificar um item ambíguo ou casar a nota com um contrato, e cada veredito sai com o motivo e o trecho do XML.
IA erra. Como sei que o veredito está certo?
Cada veredito vem com o motivo e o trecho do XML que o sustenta, então quem revisa confere em segundos, sem abrir a nota. As regras são as que o seu contador escreveu, e a nota que a regra não decide vai para uma pessoa. No teste, cada lote passa por revisão humana antes de voltar para você.
A IA substitui o contador?
Não. O agente não dá parecer tributário, não confirma a apuração em seu nome, não garante que o Fisco reconheça o crédito e não substitui o seu contador. Ele confere as notas pelas regras que o contador escreveu e prepara a decisão; quem decide e assina é o contador.
O meu ERP já não faz isso?
Em parte. O ERP importa o XML, calcula o que você emite e aponta divergência com o pedido quando existe referência. Ele não confere se o destaque que o fornecedor fez está certo para o seu item, não classifica o item que o cadastro não decide e não registra por que uma nota com divergência foi aceita. O agente trabalha sobre o ERP, lendo dele.
Quais compras geram crédito de IBS e CBS?
A regra da reforma é o crédito amplo sobre o que a empresa adquire para operar (insumo, revenda, ativo e uso e consumo da operação), salvo o uso ou consumo pessoal (LC 214, art. 57) e as demais vedações da lei. Compra de fornecedor do Simples que ficou na guia única dá crédito limitado ao que ele recolhe nela. Em 2027, pela regra de transição, o crédito depende do destaque correto na nota. O enquadramento de cada item é decisão do seu contador.
Minha empresa é do Simples. Serve?
A apuração assistida vale para quem está no regime regular, incluindo empresas do Simples que optaram pelo híbrido. No Simples tradicional, a declaração pode chegar pré-preenchida no PGDAS-D assistido a partir de 2027 (previsto na Res. CGSN 190/2026), e a conferência da nota de entrada vale igual. Se a sua empresa não tem o problema, a gente avisa antes do teste.
Quanto custa a conferência de notas fiscais com IA?
Depende de quantas notas entram por mês, de quantas empresas são, do estado do cadastro de itens e da integração com o ERP. A Waxi não publica preço: o valor vem na proposta, depois do teste em até 50 notas, que é grátis. O relatório de custos da Waxi dá a ordem de grandeza de colocar um agente em operação.
Como funciona o teste grátis em 50 notas?
Você pede o teste na página de backoffice financeiro, manda os XMLs das notas de entrada de um mês, até 50, e, se houver, o cadastro de itens. Em até 5 dias úteis contados do recebimento dos XMLs, recebe o veredito de cada nota e item, o motivo, o trecho do XML e a fila do que pedir ao fornecedor.
O que acontece com os meus XMLs?
Para o teste, pedimos só os XMLs e, se houver, o cadastro de itens; nunca certificado digital, senha do ERP ou acesso bancário. Cada lote passa por revisão humana antes de voltar para você. A página mostra também as quatro perguntas que valem para qualquer fornecedor: quem vê, onde fica, quando é apagado e se treina algum modelo.
Escritório contábil pode usar a conferência para a carteira?
Sim, e é onde ela rende mais: uma regra por cliente, escrita com o contador, e uma fila única de exceções para a equipe. O teste é o mesmo, em até 50 notas de entrada de um cliente; no formulário, escolha escritório contábil ou BPO financeiro.
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Comece pelas notas que entraram este mês
Mande os XMLs de até 50 notas de entrada e receba, em até 5 dias úteis, o veredito de cada uma, com o motivo e o que pedir ao fornecedor. Sem custo e sem certificado digital.
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