Reforma tributária para PMEs: apuração assistida

A reforma tributária muda três coisas ao mesmo tempo: quanto a sua empresa paga, quando o dinheiro sai do caixa e quem faz a conta. O quanto depende da atividade, do regime e da sua cadeia de compras, e pode subir ou cair. O quando e o quem alcançam os contribuintes do regime regular, incluindo as empresas do Simples que escolherem essa modalidade para IBS e CBS. A partir de 2027, o cálculo do que você deve de IBS e CBS passa a ser apresentado pelo Fisco, a partir das suas notas e das notas dos seus fornecedores, e o seu papel vira conferir. Quando o split payment entrar em operação, o imposto deixa de passar pela sua conta bancária: sai na liquidação do pagamento, antes de o dinheiro chegar.

Quase metade das PMEs ainda não começou. Em pesquisa da Omie divulgada em 6 de agosto de 2026, 48% dos donos de pequenas e médias empresas afirmam não ter adotado nenhuma medida para adequar o negócio às novas regras. Não é falta de aviso. É que a reforma foi comunicada como um evento de 2033, e as consequências para o bolso começam em janeiro de 2027, com uma decisão que vence no fim deste mês para quem está no Simples.

Este guia organiza o assunto em três camadas, o que já vale, o que muda em 2027 e o que vem depois, e aprofunda no mecanismo que decide se a sua empresa vai pagar o imposto devido ou pagar acima dele sem perceber: a apuração assistida com a conciliação de créditos e débitos. Atualizado em 4 de novembro de 2026 com a fase de testes do split payment, que ganhou um post próprio.

Como a reforma funciona, em uma página

A Emenda Constitucional 132/2023 substitui cinco tributos sobre o consumo (PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS) por dois com a mesma lógica: a CBS, federal, e o IBS, compartilhado por estados e municípios. A regra geral está na Lei Complementar 214/2025, e o Comitê Gestor do IBS, que administra a parte estadual e municipal, foi criado pela Lei Complementar 227/2026, sancionada em 13 de janeiro de 2026. Existe ainda o Imposto Seletivo, sobre produtos específicos como cigarro e bebidas, que a maioria das PMEs não recolhe.

Três características do novo modelo explicam quase tudo o que vem a seguir:

• Não cumulatividade ampla. A regra passa a ser o crédito sobre o que a empresa adquire para operar, salvo o uso ou consumo pessoal (artigo 57 da LC 214) e as demais vedações previstas na lei. É bem mais largo que o PIS/Cofins, onde a discussão sobre o que era "insumo" consumiu duas décadas de litígio.
• Imposto por fora e visível. A alíquota incide sobre o preço sem o próprio tributo embutido, e o valor aparece destacado na nota. A alíquota-padrão ainda não foi fixada: a Resolução CGIBS 14/2026, de 29 de julho de 2026, usou 27,91% como premissa de cálculo (18,70% de IBS e 9,21% de CBS), e o Senado precisa fixar a referência da CBS até 15 de dezembro de 2026, segundo o calendário informado pelo governo em 31 de agosto. Trate como estimativa datada e confira o valor vigente antes de qualquer conta definitiva.
• Apuração centralizada e assistida. Débitos e créditos de todas as filiais se consolidam numa apuração mensal única, e o Fisco pode apresentar essa apuração pronta para o contribuinte confirmar ou ajustar (artigo 46).

Junte as três e a operação fiscal deixa de ser um cálculo interno: vira um sistema de conciliação entre o que você declara, o que seus fornecedores pagaram e o que o Fisco enxerga.

O que já está valendo em setembro de 2026

O ano de 2026 foi desenhado como ano-teste, com alíquotas de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS. A orientação da Receita Federal para 2026 fixa a regra: quem emite os documentos fiscais com o destaque correto de CBS e IBS fica dispensado de recolher os dois tributos neste ano. Isso derrubou a percepção de urgência, e foi um erro de leitura. As obrigações de 2026 são justamente as que alimentam o sistema de 2027.

O que está em vigor agora:

1. Nota fiscal com IBS e CBS destacados, sem rejeição automática por enquanto. A obrigação de informar os dois tributos nos documentos fiscais eletrônicos começou em 1º de janeiro de 2026, e as validações entrariam em vigor em 3 de agosto. Foram adiadas: pelo Ato Técnico Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2026, anunciado em 1º de agosto, NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS, GTV-e, BP-e, NF3e e NFCom seguem autorizadas mesmo sem todos os campos. Ao esclarecer o ato em 6 de agosto, o Comitê Gestor separou as duas coisas: a flexibilização "não afasta a obrigação de adequação ao novo modelo, nem altera as regras já estabelecidas para o preenchimento dessas informações". A régua da rejeição saiu por ora, a obrigação não. Em cada item, o grupo do IBS e da CBS leva o CST, que diz o tipo de tributação, e o cClassTrib, que aponta a hipótese legal; os dois códigos estão na tabela cClassTrib com o CST do IBS e da CBS, com a versão oficial e a data em que foi conferida. Confirme com o fornecedor de sistema a regra vigente para cada documento que você emite, porque elas mudam em datas diferentes.
2. A NFS-e de padrão nacional para o Simples. A Resolução CGSN 191/2026 tornou a emissão obrigatória para microempresas e empresas de pequeno porte a partir de 1º de novembro de 2026, com as regras de IBS e CBS incidindo a partir de janeiro de 2027. Para muito prestador de serviço pequeno, essa é a primeira mudança concreta de sistema.
3. A janela de decisão do Simples Nacional. A Resolução CGSN 186/2026 moveu a opção pelo Simples para o período de 1º a 30 de setembro de 2026, com efeitos em 2027. No mesmo prazo a empresa escolhe se recolhe IBS e CBS dentro da guia única ou "por fora", pelo regime regular. Volto a isso numa seção própria, porque é a decisão mais cara deste guia.
4. Os créditos de PIS e Cofins acumulados. O artigo 378 da LC 214 e o artigo 602 do Decreto 12.955/2026 preservam o saldo credor, inclusive o ainda não apropriado, desde que registrado na escrituração e cumpridos os requisitos da legislação. O caminho operacional é o que a Receita esclareceu em 3 de junho de 2026: o sistema recupera automaticamente os saldos informados na EFD-Contribuições de dezembro de 2026, e a utilização passa por pedido eletrônico ou declaração de compensação. O direito não evapora no dia 31, mas o que ficar fora daquela competência sai do caminho automático e passa a depender de retificação e prova. É o primeiro lugar onde uma PME no Lucro Real deixa dinheiro na mesa antes de a reforma começar.
5. Os cadastros. Pessoas físicas contribuintes de IBS e CBS (locadores com vários imóveis, por exemplo) passam a precisar de CNPJ desde julho de 2026. Já o nanoempreendedor, pessoa física com receita até R$ 40.500 por ano, ficou fora dos dois tributos e foi dispensado de CNPJ e nota fiscal em 28 de agosto de 2026.

O que muda em 1º de janeiro de 2027

É o primeiro ano com dinheiro de verdade em jogo, e ele concentra as mudanças que atingem qualquer empresa, em qualquer regime. Vale a ressalva de sempre: a reforma foi desenhada para manter a arrecadação total, não a conta de cada empresa. Prestadores de serviço com poucos insumos e folha alta tendem a ver a carga subir; indústria e comércio com cadeia de crédito longa tendem a ver cair. Só a simulação com os seus números diz de que lado você está.

• PIS e Cofins deixam de existir e a CBS entra com alíquota cheia, reduzida em 0,1 ponto enquanto o IBS ficar na alíquota de teste. O governo projeta R$ 636 bilhões de arrecadação com a CBS em 2027, mas não informou a alíquota no Orçamento: a Receita envia a proposta ao TCU, que homologa até 30 de outubro, e o Senado fixa até 15 de dezembro.
• O IBS fica em 0,1% (0,05% estadual e 0,05% municipal) em 2027 e 2028. ICMS e ISS continuam inteiros. Ou seja, em 2027 a empresa opera com o sistema novo (CBS) e o antigo (ICMS/ISS) ao mesmo tempo, com obrigações dos dois lados.
• O IPI vai a zero para quase tudo, exceto produtos que concorrem com a Zona Franca de Manaus, e o Imposto Seletivo começa a ser cobrado.
• A apuração assistida passa a ter efeito financeiro. O rito já está em vigor e a plataforma da CBS roda em ambiente beta com documentos reais desde janeiro de 2026, sem cobrança; o que muda em 2027 é que o saldo confirmado vira imposto a recolher. O Decreto 12.955/2026 (CBS) e a Resolução CGIBS 6/2026 (IBS) detalham o rito: a Receita apresenta a apuração, você confirma ou ajusta até o último dia útil do mês seguinte, e o silêncio constitui o crédito tributário. Detalho na seção de conciliação.
• O crédito passa a depender do fornecedor. Pela regra geral do artigo 47, o comprador só apropria o crédito quando o débito da operação for extinto (por pagamento do fornecedor, compensação, split payment ou recolhimento pelo adquirente). Enquanto o split payment e o recolhimento pelo adquirente não estiverem implementados, o artigo 48 dispensa essa exigência e condiciona o crédito ao destaque correto na nota. É uma transição, não um alívio permanente.
• O split payment não começa em janeiro, e a data de obrigatoriedade está em aberto. A Receita Federal informou em 30 de agosto de 2026 que a plataforma fica pronta no início de 2027, com adoção opcional e "meio de pagamento a meio de pagamento", e falou em obrigatoriedade entre empresas em 2028. Duas semanas depois recuou: em 14 de setembro, à Folhapress, disse que durante 2027 o split será aplicável só a operações entre empresas, "com implementação gradual e facultativa", a partir do segundo semestre, e que não é possível dizer se a obrigatoriedade começa em 2028. Nada disso está em norma: a LC 214 prevê implantação por etapas definidas em ato conjunto da Receita com o Comitê Gestor, e esse ato ainda não fixou datas. O que saiu desde então foi a fase de testes da plataforma com os prestadores de pagamento, iniciada em 15 de outubro de 2026, sem transação definitiva. Trate qualquer data de split como estimativa e confira antes de refazer o fluxo de caixa.

Há um detalhe de 2027 que vai passar despercebido em muita empresa: como o crédito na transição depende do destaque correto na nota do fornecedor, uma nota de entrada com IBS e CBS errados ou zerados vira crédito perdido. O problema não está mais só na sua nota de saída. Está na nota que chega.

O que vem pela frente: 2028 a 2033

O restante do cronograma é mais previsível, e vale ter na parede:

Entre 2029 e 2032 a empresa convive com quatro tributos sobre o consumo apurados de formas diferentes, e a alíquota do IBS é recalibrada ano a ano. Para a PME, o ponto prático é que sistemas, cadastros de produto e regras de precificação vão mudar todos os anos por seis anos. Uma adequação feita como projeto único, em 2026, não resolve. O que resolve é rotina.

Split payment em resumo: o que muda para a PME

O split payment é a retenção do IBS e da CBS pelo banco ou pela instituição de pagamento no momento da liquidação, antes de o dinheiro chegar ao fornecedor (artigos 31 a 36 da LC 214). Ele não muda quanto a sua empresa paga, muda quando o dinheiro sai: acaba a folga entre receber do cliente e recolher o imposto no vencimento, sobre a parte retida. O imposto continua devido pelo fato gerador, e venda não paga ou liquidada por fora do sistema segue vencendo na data de sempre.

Em 4 de novembro de 2026, a plataforma pública está em testes com os prestadores de pagamento desde 15 de outubro, conforme comunicado da Receita de 30 de setembro, sem transação definitiva, e nenhum ato fixou a data de obrigatoriedade. A primeira fase prevista no manual oficial é só entre empresas, por boleto, Pix e transferência, e opcional para quem inicia o pagamento. O cronograma com fonte, as três modalidades da lei e a conta aberta do efeito no caixa de uma distribuidora estão no post sobre split payment: o que é e quando começa a valer.

Para este guia, o que importa é a consequência na conciliação: com o split operando, a retenção aparece no extrato e precisa bater com a apuração do Fisco, o que transforma dois livros em três (veja a seção de conciliação abaixo).

O crédito agora depende do seu fornecedor

No PIS/Cofins e no ICMS, o crédito se apropria pela nota. Na CBS e no IBS, pela regra do artigo 47, ele se apropria quando o débito daquela operação é extinto. Não é o pagamento ao fornecedor que conta, é a extinção do tributo, por pagamento do fornecedor, compensação, split payment ou RAD.

Durante a transição, o artigo 48 dispensa esse requisito e exige apenas o destaque correto na nota, mas diz que a dispensa vale "exclusivamente" enquanto nenhuma das modalidades de extinção vinculada estiver implementada. Quando isso acontece é a dúvida mais cara de 2027. A leitura finalística, defendida no parecer do Piraci Oliveira citado abaixo, é que a dispensa só cessa quando a modalidade estiver disponível para a sua operação concreta. A leitura literal do artigo permite sustentar que basta o RAD existir, e a Receita anunciou em 14 de setembro de 2026 a API para emitir o DARF do RAD para o fim de novembro, em ambiente restrito e beta. Não há posição oficial. Até haver, planeje para os dois cenários: o crédito de 2027 condicionado ao destaque na nota, ou condicionado à extinção do débito pelo fornecedor. Três consequências práticas valem nos dois:

1. O cadastro de fornecedores vira um ativo fiscal. Fornecedor que destaca errado, atrasa o recolhimento ou opera com nota inidônea derruba o seu crédito. O parecer de 6 de setembro de 2026 do escritório Piraci Oliveira recomenda mapear o regime de apuração de cada fornecedor do Simples e tratar isso como critério de seleção. Eu iria além: vale para todos os fornecedores, não só os do Simples.
2. Comprar de empresa do Simples ficou diferente. Pelo artigo 47, parágrafo 9º, inciso II, quando o fornecedor optante não exerce a opção pelo regime regular, o comprador se credita "em montante equivalente ao devido por meio desse regime", isto é, limitado ao que coube de IBS e CBS dentro da guia única. É bem menos que a alíquota cheia. Um cliente no Lucro Real recalcula o custo efetivo de comprar de você; você recalcula o preço que consegue praticar.
3. O RAD é a sua ferramenta de blindagem. Se um fornecedor importante inspira dúvida, o comprador pode recolher o imposto da operação diretamente e garantir o crédito no ato, independentemente do que o fornecedor fizer depois.

Na reforma, o imposto pago a mais não vai chegar como uma multa. Vai chegar como um crédito que ninguém foi buscar.

Apuração assistida e conciliação: onde o dinheiro escapa

O artigo 46 da LC 214 autoriza o Comitê Gestor e a Receita a apresentar ao contribuinte a apuração assistida do saldo de IBS e CBS do período, calculada a partir dos documentos fiscais eletrônicos, das informações de extinção de débitos e de outros dados prestados pelo contribuinte. Uma vez apresentada, a apuração própria só pode ser feita como ajuste sobre ela. Confirmar ou ajustar implica confissão de dívida. Não se manifestar no prazo faz o saldo ser presumido correto e o crédito tributário, constituído.

Os prazos vêm do Decreto 12.955/2026 e da Resolução CGIBS 6/2026: a apuração é disponibilizada até o dia 15 do mês seguinte, ou até o dia 20 para os obrigados à DeRE (declaração dos regimes específicos), e o contribuinte tem até o último dia útil desse mês para ajustar. Na prática, entre 10 e 12 dias úteis, menos para quem recebe no dia 20, para conferir tudo o que a sua empresa comprou e vendeu no mês anterior, documento a documento, e discordar com fundamento. Confirme o calendário aplicável ao seu domicílio e ao seu porte, porque o rito ainda está sendo detalhado em atos específicos.

O que muda na rotina fiscal

O peso do trabalho contábil se desloca do cálculo para a conferência. A empresa continua responsável por apurar, mas passa a fazer isso por ajuste sobre uma conta que já chegou pronta. Parece um alívio e é o contrário: discordar exige ter a própria versão dos fatos, item a item, pronta antes de a proposta chegar.

E nem toda ausência de crédito é erro, o que torna a conferência mais fina do que parece. São três casos. O crédito omitido por falha, como nota de entrada com destaque errado ou devolução não registrada, é imposto pago acima do devido e pede ajuste no prazo. O crédito que aguarda condição legal, quando a exigência do artigo 47 já se aplica e o fornecedor ainda não extinguiu o débito, não é cobrança indevida: ele só não venceu a condição, e reivindicá-lo agora seria erro seu. E o crédito vedado, como o de uso e consumo pessoal, não deveria estar na conta. Confirmar sem saber em qual dos três cada divergência cai é assinar no escuro.

Os ajustes são operacionalizados por notas de débito e crédito e por informações complementares, o que significa que corrigir a apuração exige documento, não argumento. É aqui que muitas empresas travam: a divergência é encontrada no dia 28, o fornecedor precisa emitir a nota de ajuste, e o mês fecha antes.

Os três livros que precisam bater

Com o split payment em operação, o que para a maioria das empresas deve ficar para o segundo semestre de 2027 ou depois, cada venda gera três registros que precisam ser conciliados. Antes disso são dois livros, o ERP e a apuração, e o extrato entra só para conferir os DARFs pagos:

• O seu ERP: nota emitida, valor bruto, IBS e CBS destacados, condição de pagamento.
• A apuração do Fisco: o débito daquela nota, a parcela extinta na liquidação, o crédito reconhecido ao seu cliente.
• O extrato bancário: o valor líquido que entrou, a retenção feita pela instituição de pagamento e, no simplificado, a devolução do excesso dias depois.

Do lado das compras, a mesma tríade se repete com o sinal invertido, e é nela que o crédito nasce ou morre. Uma PME com 800 notas de entrada e 1.500 de saída por mês tem, no mínimo, 2.300 pontos de conciliação mensais em três fontes diferentes, dentro de uma janela de 10 a 12 dias úteis. Planilha até aguenta o primeiro mês. O que ela não aguenta é o décimo segundo, com rotatividade de quem opera e nenhum rastro de por que cada divergência foi aceita.

Vale separar o que cada ferramenta faz aqui, porque é comum vender IA para o trabalho errado. O cruzamento em si (chave de acesso, item, valor, data, retenção no extrato) é problema de integração e regra determinística: ou os campos batem, ou não batem. Resolve-se com acesso aos XMLs, ao retorno da apuração e ao extrato, mais um motor de regras. O retorno da apuração da CBS tem API pública documentada pela Receita, com credencial que a empresa ou o seu procurador digital gera no portal, consultas assíncronas de débitos, créditos e pagamentos e limite de quatro chamadas por dia, o que pede carga diária e não consulta na véspera do prazo; os formatos que devolvem só o que mudou desde a última consulta foram anunciados para outubro e novembro de 2026. É engenharia de dados, não modelo de linguagem, e dá conta do grosso do volume.

A IA entra na sobra, que é a parte cara: explicar por que a divergência aconteceu, ler o que veio em campo livre, classificar o item quando o cadastro é ambíguo, sugerir a correção e redigir a justificativa do ajuste, com revisão fiscal antes de qualquer confirmação. É o critério que eu já descrevi em quando a IA em análise de documentos funciona e quando não funciona: rende com volume, regra clara e uma pessoa decidindo nas exceções. Confirmar apuração é confissão de dívida, então a decisão final não se delega.

É esse recorte que a Waxi atende na frente de backoffice financeiro e fiscal: conferência de notas de entrada e crédito de IBS e CBS, com teste grátis em até 50 notas, e apuração assistida a partir de 2027. O que conferir em cada nota de entrada, campo a campo, está na página de conferência de notas fiscais com IA.

As sete formas de pagar imposto a mais

Compilando o que a lei e os regulamentos permitem que dê errado, estes são os vazamentos mais prováveis para uma PME em 2027:

1. Crédito de PIS/Cofins fora da escrituração de dezembro de 2026, que sai do aproveitamento automático e passa a depender de retificação e prova.
2. Nota de entrada com IBS e CBS zerados ou errados, que na transição não gera crédito (artigo 48, parágrafo único).
3. Crédito classificado como uso e consumo pessoal por cadastro de produto mal feito, quando na verdade é insumo da operação.
4. Apuração assistida confirmada por silêncio, com créditos faltando, porque ninguém conferiu no prazo.
5. Excesso retido no split simplificado que voltou ao banco e ninguém conciliou com a apuração, deixando o valor registrado como despesa.
6. Compra de fornecedor do Simples na modalidade tradicional, com crédito limitado ao recolhido na guia, quando um concorrente no regime regular ou híbrido daria crédito cheio pelo mesmo preço.
7. Ressarcimento não pedido: saldo credor que fica acumulando por hábito de "compensar depois", quando o artigo 39 dá prazo de apreciação e correção pela Selic em caso de atraso.

O traço comum é que esses erros custam dinheiro sem disparar alarme. Não chegam como auto de infração, chegam como um crédito que ninguém tomou e um saldo que ninguém pediu de volta, e não aparecem em relatório nenhum a menos que alguém construa o relatório.

Simples Nacional: a decisão que vence em 30 de setembro

A escolha não está sendo ignorada: até 18 de setembro a Receita registrava 165.034 pedidos de opção pelo regime regular de IBS e CBS, segundo balanço divulgado em 22 de setembro de 2026. São empresas do Simples que, em 2027, vão receber a apuração assistida como qualquer contribuinte do regime regular.

Para a empresa do Simples, a reforma cria uma escolha semestral: continuar recolhendo IBS e CBS dentro da guia única (modelo tradicional) ou apurar os dois tributos "por fora", pelo regime regular, mantendo o restante no Simples (o que o mercado passou a chamar de Simples híbrido). A base é o parágrafo 3º do artigo 41 da LC 214.

O calendário, pelas resoluções do CGSN publicadas em agosto de 2026, funciona assim:

• A opção para o primeiro semestre de 2027 vai de 1º a 30 de setembro de 2026, e pode ser cancelada até 30 de novembro. O Comitê Gestor já avisou que pode esticar esse prazo de cancelamento em função da data em que a alíquota de referência da CBS for publicada.
• A opção para o segundo semestre é feita em março, com cancelamento até 31 de maio. Depois disso, as janelas se repetem em março e setembro, sempre valendo para o semestre seguinte.
• Quem não faz nada permanece com IBS e CBS dentro do DAS. E quem opta pelo regime regular segue nele nos períodos seguintes, salvo renúncia expressa. Optar por recolher os dois tributos por fora não exclui a empresa do Simples para os demais tributos.

A lógica da decisão começa por quem é o seu cliente:

• Vende para consumidor final ou para empresas do Simples que ficaram na guia única. O modelo tradicional tende a ser melhor. Esse cliente não aproveita crédito, e a alíquota efetiva da guia costuma ser bem menor que a cheia. Cuidado com a exceção: a empresa do Simples que optou pelo regime regular se credita como qualquer outra.
• Vende para empresas do regime regular (Lucro Real e Presumido). O cliente passa a comparar fornecedores pelo preço líquido do crédito que consegue tomar. No tradicional, esse crédito é limitado ao que coube de IBS e CBS na sua guia. No híbrido, você destaca e recolhe pelas regras gerais, e ele se credita do valor destacado.

Só que a conta não para aí, e é onde a maioria das análises erra. Repassar mais imposto e gerar mais crédito não torna a compra automaticamente mais barata para o cliente: é preciso comparar preço final menos crédito aproveitável, e depois olhar o efeito sobre a sua própria margem, os seus custos e os tributos que continuam no DAS. A própria Receita recomenda simular os dois cenários antes do fim do prazo, e lembra que empresas do mesmo setor chegam a conclusões diferentes conforme faturamento, margem, localização, cadeia de fornecedores e perfil de clientes.

Um detalhe de cronograma que muda a ordem de grandeza da decisão em 2027: nesse ano o IBS ainda está na alíquota de transição de 0,1%, e só a CBS entra cheia. Quem opta pelo híbrido em janeiro de 2027 passa a destacar algo em torno de 9% de CBS mais 0,1% de IBS, não os 28% do modelo final. A diferença entre híbrido e tradicional em 2027 é bem menor do que será em 2033, e cresce a cada ano da transição. Decidir agora com a alíquota de 2033 na planilha superestima o efeito.

Dois cuidados antes de decidir: o parágrafo 5º do artigo 41 proíbe sair do regime regular se a empresa tiver recebido ressarcimento de créditos no ano corrente ou anterior; e a escolha exige que o emissor de notas e a rotina de apuração estejam prontos para o regime regular a partir de janeiro, com a apuração assistida e tudo. Híbrido sem sistema pronto é a pior das combinações.

Regimes diferenciados: confira o seu enquadramento

A alíquota-padrão convive com degraus. Há alíquota zero para a cesta básica nacional (Anexo I) e para hortícolas, frutas e ovos (Anexo XV); redução de 60% para serviços de saúde, educação, dispositivos médicos, medicamentos, produções artísticas e culturais, alimentos de consumo humano e insumos agropecuários, entre outros; e redução de 30% para as profissões do artigo 127.

Essa lista de 30% é taxativa e menos óbvia do que parece. O artigo 127 nomeia dezoito categorias: administradores, advogados, arquitetos e urbanistas, assistentes sociais, bibliotecários, biólogos, contabilistas, economistas, economistas domésticos, profissionais de educação física, engenheiros e agrônomos, estatísticos, médicos veterinários e zootecnistas, museólogos, químicos, profissionais de relações públicas, técnicos industriais e técnicos agrícolas. Medicina humana, odontologia, psicologia, enfermagem e as demais profissões da saúde não estão aí: elas entram pelo degrau de 60% como serviços de saúde, com regras próprias. Quem for veterinário tem 30%; quem for médico não tem esse, tem outro.

Há ainda um requisito que passa batido quando a prestadora é pessoa jurídica. Pelo parágrafo 1º, inciso II, a sociedade precisa cumprir cinco condições ao mesmo tempo: sócios habilitados e fiscalizados por conselho, nenhuma pessoa jurídica como sócia, não ser sócia de outra empresa, não exercer atividade diversa das habilitações dos sócios e prestar os serviços-fim diretamente pelos sócios. Aquele escritório de engenharia que resolveu vender também uma licença de software pode, com isso, descaracterizar a redução do conjunto. É decisão para o contador e o advogado com o contrato social na mão, não para o cadastro de produtos resolver.

Para a PME, o ponto não é decorar a lista. É que o enquadramento se define por operação e por requisitos formais, e o cadastro de produtos e serviços, com o código de classificação tributária correto em cada item, é o que decide o destaque na nota, o crédito do cliente e o número que aparece na apuração assistida. Cadastro errado para cima é imposto pago acima do devido todo mês. Cadastro errado para baixo é autuação com juros.

Uma nota contraintuitiva sobre vender para quem tem alíquota reduzida: o parágrafo 10 do artigo 47 diz que realizar operações com alíquota reduzida não obriga a estornar os créditos das aquisições. Uma clínica ou escola sujeita ao regime regular, atendidos os requisitos de creditamento, se credita normalmente do serviço que comprou à alíquota cheia. O efeito nela não é perder crédito, é tender a acumular saldo credor, porque a saída é reduzida e a entrada não. Isso muda a conversa comercial: com esse cliente o assunto é prazo de ressarcimento, não perda de crédito.

Plano de 90 dias: de setembro a dezembro de 2026

A adequação que uma PME consegue fazer sozinha, com o contador e o fornecedor de sistema, cabe em treze semanas. O que não pode é ficar para 2027.

Semanas 1 e 2 (até 30 de setembro)

• Se está no Simples, simular os dois cenários com o contador, tradicional e híbrido, com a alíquota que vale em 2027 e a composição real da carteira de clientes. Registrar a opção até o dia 30, lembrando que dá para cancelar até 30 de novembro.
• Verificar se os documentos fiscais estão saindo com os campos de IBS e CBS preenchidos, mesmo com a rejeição automática suspensa. Os códigos que esses campos usam estão reunidos nas tabelas da reforma tributária para nota fiscal. Levantar com o emissor o calendário de validação de cada documento que a empresa usa, e a data da NFS-e nacional se a empresa é do Simples.
• Conferir se o ERP ou o sistema de gestão tem versão homologada para o regulamento de 30 de abril. Na pesquisa da Roit publicada em 21 de agosto, com 70 gestores de médias e grandes empresas, só 1% considera a área de TI pronta. Se o seu fornecedor de sistema não sabe responder, esse é o alerta.

Semanas 3 a 6 (outubro)

• Cadastro de produtos e serviços: revisar o código de classificação tributária de cada item ativo, com o enquadramento (padrão, 60%, 30%, zero, Imposto Seletivo). Comece pelos 20% dos itens que respondem por 80% do faturamento.
• Cadastro de fornecedores: identificar regime de cada um (regular, Simples tradicional, Simples híbrido, MEI, nanoempreendedor) e marcar os que hoje entregam nota com destaque errado. Esse dado alimenta a decisão de compra em 2027.
• Simular a CBS de 2027 com a alíquota estimada sobre os últimos doze meses reais: débitos por venda, créditos por compra, saldo, e a comparação com o PIS/Cofins pago. A pesquisa da Roit citada acima mostra 24% das empresas sem nenhuma simulação e 37% sem avaliação do split payment. É dinheiro de verdade, com um mês de prazo.

Semanas 7 a 10 (novembro)

• Fluxo de caixa: refazer a projeção de 2027 e 2028 em dois cenários, com a folga de prazo atual e com o split payment operando sobre os seus meios de pagamento. Calcular quanto de capital de giro é imposto ainda não recolhido e quanto vai precisar ser financiado de outra forma.
• Contratos e preços: revisar cláusulas de reajuste e de "imposto incluso"; a alíquota cheia por fora muda o preço nominal para clientes do regime regular, e a conversa com eles precisa acontecer antes da primeira nota de 2027.
• Créditos de PIS/Cofins: fazer a auditoria do saldo credor e garantir que tudo esteja escriturado na EFD-Contribuições até a competência de dezembro.

Semanas 11 a 13 (dezembro)

• Montar a rotina de conciliação mensal: quem recebe a apuração assistida quando ela sair, quem compara com o ERP, quem aciona o fornecedor para nota de ajuste, quem confirma até o último dia útil. Com nomes, não com áreas.
• Definir o instrumento dessa conciliação. Para volume baixo, um relatório do ERP comparado à apuração pode bastar. Para centenas de notas, é um trabalho de dados: extrair os XMLs de entrada e saída, cruzar com a apuração e com o extrato, classificar exceções. Se a sua empresa ainda não tem essa base organizada, o caminho que já descrevi em como organizar os dados da empresa antes de automatizar qualquer coisa vale aqui sem adaptação.
• Rodar um mês de ensaio em dezembro, com a apuração de teste de 2026, para descobrir em qual etapa a rotina quebra antes de ela valer dinheiro.

Como medir se a sua empresa está pagando o imposto certo

Sem indicador, a conciliação vira um ritual de confirmar o que o Fisco manda. Quatro números bastam para saber se o jogo está sendo bem jogado, e todos podem ser extraídos do próprio ERP a partir de janeiro:

• Crédito apropriado sobre crédito elegível. O denominador não é tudo o que veio destacado nas notas de entrada: é o que a sua empresa tem direito de tomar e cujos requisitos de apropriação já estão cumpridos no período, excluídos os itens vedados (uso e consumo pessoal, entre outros) e respeitado o limite das compras de optantes do Simples. Compare com o que a apuração reconheceu: a diferença é a sua fila de investigação do mês, e ela deveria tender a zero. O crédito que aguarda condição legal não entra aqui, vai para uma fila própria, com a data em que a condição deve se cumprir.
• Divergências na apuração assistida por mês, separadas em três colunas: ajustadas dentro do prazo, ajustadas fora do prazo (e portanto perdidas naquele mês) e confirmadas sem conferência. A terceira coluna precisa ser zero.
• Dias de caixa imobilizados em imposto, comparando o dia em que o imposto sai da conta com o dia em que sairia no modelo antigo. É o custo financeiro do split payment, e ele precisa entrar na conta de preço.
• Idade do saldo credor. Crédito parado é empréstimo sem juros ao governo. Acompanhe há quanto tempo cada parcela do saldo está lá e se ela se enquadra no padrão do artigo 40, que define quais pedidos entram nos prazos de apreciação mais curtos.

Se a sua empresa já mede o retorno de qualquer iniciativa de automação, esses quatro indicadores se encaixam no mesmo painel. O método é o que já descrevi em como medir quanto tempo um projeto de IA leva para se pagar: instrumentar antes de começar, com o número de dezembro de 2026 como linha de base.

O que fazer com tudo isso

Quanto a sua empresa vai pagar depende de coisas que só a simulação com os seus números responde. O que já dá para afirmar é a mudança de mecânica: o cálculo passa a ser apresentado pelo Fisco, o recolhimento migra para a instituição de pagamento e sobra para a empresa uma responsabilidade nova, que é conferir todo mês, numa janela curta, se a conta bate. Quem tiver a própria versão dos fatos, nota a nota, paga o que deve e recupera o crédito a que tem direito. Quem não tiver vai confirmar o que receber e chamar isso de conformidade.

O que separa os dois grupos não é conhecimento tributário. É dado organizado e rotina. A boa notícia é que dá para começar pequeno: um cadastro de produtos revisado, um cadastro de fornecedores com o regime de cada um, um mês de conciliação de ensaio em dezembro. A partir daí, o que se automatiza é o que se repete.

Quer montar a rotina de conciliação e o painel de indicadores antes da primeira apuração assistida de 2027? Vamos conversar. Na Waxi a gente percorre o ciclo completo, do diagnóstico da base de dados fiscal à implementação da conciliação e à capacitação do time que vai operar o fechamento todo mês, com a conta aberta em cada etapa.