Segunda via de nota fiscal: NF-e, NFC-e e NFS-e

Para tirar a segunda via de uma nota fiscal pela internet, o caminho depende do tipo de nota. A NF-e (nota de mercadoria entre empresas) se consulta pela chave de acesso de 44 dígitos no Portal Nacional da NF-e ou no site da Sefaz que a autorizou. A NFC-e (o cupom do varejo) se consulta pelo QR Code ou pela chave no portal da Sefaz do estado. A NFS-e (nota de serviço) se consulta pela chave de 50 caracteres na consulta pública do gov.br, ou no portal da prefeitura quando o município usa sistema próprio. Quando a consulta não entrega o arquivo completo, quem resolve é o emissor, que é obrigado a guardar a nota.

Na nota eletrônica não existe segunda via no sentido do papel. A nota é um arquivo assinado digitalmente, guardado pela Sefaz ou pela prefeitura, e o PDF que circula por e-mail é só a representação dela. Pedir a segunda via, na prática, é pedir de novo o mesmo original. O consumidor quer o comprovante da compra; a empresa precisa do arquivo XML, que é o que vale para a escrituração e a fiscalização.

Este guia separa os três tipos de nota, mostra onde consultar cada um, quem tem direito ao arquivo completo, por quanto tempo guardar e o que fazer quando a nota não aparece em lugar nenhum.

Qual a diferença entre o DANFE e o XML da nota?

O DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) é a folha com código de barras que acompanha a mercadoria. O Ajuste SINIEF 07/05, na cláusula nona, diz para que ele serve: acompanhar o trânsito da mercadoria ou facilitar a consulta da nota. O documento fiscal é o arquivo eletrônico, o XML com a assinatura digital do emitente e o protocolo de autorização da Sefaz.

As Perguntas Frequentes do Portal da NF-e são diretas: a NF-e "é um documento eletrônico, digital", e a impressão do seu conteúdo "não tem valor jurídico, tampouco contábil/fiscal". Para quem compra como empresa, a consequência é prática: um PDF do DANFE não substitui o XML no arquivo da empresa. Na NFS-e vale a mesma lógica, com outro nome: o PDF se chama DANFSe.

Como tirar a segunda via da NF-e pela chave de acesso

A chave de acesso é o número de 44 dígitos impresso no DANFE, perto do código de barras. Com ela, a consulta é feita assim:

1. Abra a página Consultar NF-e do Portal Nacional.
2. Digite os 44 dígitos da chave e resolva a verificação contra robôs.
3. Confira a situação da nota (autorizada, cancelada ou denegada) e os eventos ligados a ela, como carta de correção e cancelamento.

O Ajuste SINIEF 07/05 (cláusula décima quinta) manda a Sefaz do estado do emitente manter essa consulta e permite que ela seja feita, de forma subsidiária, no ambiente nacional da Receita Federal. Por isso há duas portas: o Portal Nacional e o site da Sefaz autorizadora, que você acha na lista de portais estaduais da página inicial do Portal da NF-e.

Duas limitações pegam muita gente. A primeira: segundo as Perguntas Frequentes do portal, na consulta pela internet "não é possível imprimir a imagem ou representação gráfica do DANFE"; você vê os dados, mas não sai dali com o PDF pronto. A segunda: a consulta completa tem prazo. O mesmo ajuste garante a consulta à nota inteira por no mínimo 180 dias; depois disso, ela pode virar só uma informação parcial (número, data, CPF ou CNPJ do emitente e do destinatário, valor e situação), mantida até o fim do prazo decadencial. Nota de mais de seis meses pode já não aparecer inteira na consulta.

Quem tem direito ao arquivo completo da NF-e?

A consulta pública mostra um resumo. A versão completa, pelos §§ 5º e 6º da cláusula décima quinta, fica em acesso restrito e depende da relação de quem consulta com a operação, identificada por certificado digital ou por acesso identificado ao portal da Sefaz ou ao ambiente nacional. Em novembro de 2026, o Portal da NF-e oferecia entrada na área restrita com autenticação gov.br.

Têm relação com a operação o emitente, o destinatário e o transportador. A restrição tem exceções (§ 7º), em que a consulta completa fica aberta: quando o destinatário é pessoa física ou pessoa jurídica que não é contribuinte do ICMS, e quando a União, um estado, um município ou suas autarquias e fundações são emitente ou destinatário, se a consulta for feita no Portal Nacional. O § 8º tira São Paulo da exceção da pessoa física e do não contribuinte.

O escritório de contabilidade não aparece nessa lista. As Perguntas Frequentes do portal dizem que os contabilistas podem requisitar as notas aos clientes e abri-las no Visualizador de DF-e, aplicativo da Receita Federal que mostra o XML de forma legível, e que algumas Sefaz liberam a consulta na área restrita para o contribuinte e o contador dele. Para o BPO, a conclusão é que o caminho do arquivo passa pelo cliente: ou o cliente repassa o XML, ou dá acesso ao certificado ou ao portal.

E a NFC-e, o cupom do varejo?

A NFC-e é a nota da venda no balcão para o consumidor final. A regra está no Ajuste SINIEF 19/16: a Sefaz do estado do emitente mantém a consulta por no mínimo 180 dias, pela chave de acesso ou pela leitura do QR Code impresso no cupom (cláusula décima sétima). Depois desse prazo, como na NF-e, a consulta pode ficar reduzida a uma informação parcial.

Na prática, a segunda via da NFC-e é apontar a câmera do celular para o QR Code do cupom, que leva à consulta no portal da Sefaz. Sem o cupom, o caminho é a chave de acesso, se você a recebeu por e-mail ou mensagem.

O mesmo ajuste permite, se o comprador concordar, trocar o cupom impresso pelo envio eletrônico, pelo envio só da chave de acesso ou pela consulta em programa de cidadania fiscal da Sefaz; nesse último caso, só se o comprador informar o CPF ou o CNPJ (cláusula décima, § 3º). Por isso o CPF na nota ajuda na hora de recuperar a compra: em São Paulo, o programa é a Nota Fiscal Paulista. Outros estados têm programas próprios, cada um com as suas regras; confira no site da Sefaz da sua UF o que o programa mostra das compras com CPF.

Como pegar a segunda via da NFS-e, a nota de serviço

A nota de serviço tem dois mundos. Se ela foi emitida no padrão nacional, a consulta pública da NFS-e pede a chave de acesso de 50 caracteres e a verificação contra robôs, sem login. O Guia do Emissor Público Nacional Web (versão 1.3) diz que essa consulta serve a "todos os envolvidos no processo fiscal (prestadores, tomadores e órgãos fiscalizadores)". O guia também explica a chave: um dos campos mostra se a nota veio do sistema próprio do município ou da Sefin Nacional.

Quem tem login no Emissor Nacional tem um atalho melhor. O prestador baixa de novo o XML e o PDF das notas que emitiu. O tomador usa a área "NFS-e recebidas", que, segundo a seção 6 do guia, lista as notas emitidas por outros contribuintes em que ele aparece como tomador ou intermediário, com download do XML e do DANFSe e os botões de confirmar ou rejeitar a nota. O acesso é por usuário e senha, por certificado digital ou pela conta gov.br de nível prata ou ouro. Para o MEI e o pequeno prestador, que costumam emitir pelo nacional, essa tela resolve quase todo pedido de segunda via; o passo a passo do emissor está em NFS-e Nacional para prestador de serviço.

Se o prestador emitiu no sistema da prefeitura, a segunda via está no portal da prefeitura, com as regras de consulta de cada município. Para saber em qual dos dois mundos a cidade está, a página municípios do Emissor Nacional da NFS-e mostra a situação de cada um na planilha oficial do gov.br, e há uma página por cidade, como a de nota fiscal de serviço em São Paulo. A adesão do município ao Emissor Nacional não quer dizer que todo prestador da cidade emite lá.

A segunda via muda para consumidor e para empresa?

Muda o que você precisa guardar. O consumidor pessoa física quer comprovar a compra, para troca, garantia ou declaração. Para ele, o DANFE, o cupom com QR Code ou a consulta pela chave costumam bastar, e a regra de acesso restrito da NF-e não se aplica ao destinatário pessoa física fora de São Paulo.

A empresa compradora tem obrigação própria. O Ajuste SINIEF 07/05 (cláusula décima, § 1º) manda o destinatário verificar a validade e a autenticidade da NF-e e a existência da autorização de uso. O § 2º estende ao destinatário o dever de guardar a nota em arquivo digital; só quem não é credenciado para emitir NF-e pode, em vez disso, guardar o DANFE. Para a empresa que emite NF-e, então, a segunda via que interessa é o XML.

Quando pedir ao emissor é o caminho mais curto

Pedir ao fornecedor costuma ser mais rápido que qualquer portal, e a lei está do seu lado. O § 7º da cláusula sétima do Ajuste SINIEF 07/05 obriga o emitente a encaminhar ou disponibilizar o download do arquivo da NF-e, com o protocolo de autorização, ao destinatário logo depois da autorização. As Perguntas Frequentes do portal completam: a forma de entrega fica a critério das partes (e-mail, site com senha), mas a entrega do arquivo é obrigatória. E a cláusula décima obriga o emitente a manter a nota em arquivo digital pelo prazo da legislação tributária.

Para o pedido andar, mande ao fornecedor:

• o seu CNPJ ou CPF, como consta na nota;
• o número, a série e a data de emissão, ou a chave de acesso, se você tiver;
• o valor total;
• o pedido explícito do arquivo XML, e não só do PDF.

Vale um ajuste preventivo: o § 8º da mesma cláusula permite que a empresa destinatária informe o seu endereço de e-mail no Portal Nacional da NF-e, conforme as regras técnicas do manual. Um e-mail único para receber notas, cadastrado também nos fornecedores, reduz o número de segundas vias que o financeiro precisa caçar.

Por quanto tempo é preciso guardar a nota fiscal?

O Ajuste SINIEF 07/05 não fixa um número de anos: manda guardar "pelo prazo estabelecido na legislação tributária". A regra geral está no Código Tributário Nacional. O parágrafo único do art. 195 manda conservar os livros fiscais e os comprovantes dos lançamentos "até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram". O art. 173 dá ao fisco 5 anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte, para constituir o crédito, e o art. 174 dá mais 5 anos para cobrar, contados da constituição definitiva.

Por isso "guarde por cinco anos" é uma simplificação perigosa. Se houve fiscalização, auto de infração ou processo, o prazo de prescrição pode ir além disso, e o documento precisa continuar no arquivo até o fim. Lei estadual ou municipal também pode trazer regra própria; confira com o contador antes de apagar qualquer coisa.

O que fazer se a nota não aparece na consulta

Antes de concluir que a nota não existe, passe por esta ordem:

1. Confira a chave. Um dígito trocado basta para a consulta não achar nada. Na NF-e são 44 dígitos; na NFS-e nacional, 50 caracteres.
2. Consulte na Sefaz autorizadora. As Perguntas Frequentes do Portal da NF-e explicam que problemas de sincronismo podem atrasar a chegada da nota ao ambiente nacional, e que essa ausência "não é condição suficiente para refutar a validade do documento" quando ela consta como autorizada na Sefaz que a autorizou.
3. Veja a idade da nota. Passados 180 dias, a consulta pode mostrar só o resumo. O arquivo completo, então, só com o emitente ou no seu próprio arquivo.
4. Leia a situação. Nota cancelada ou denegada aparece na consulta, mas não vale como documento da operação. Se o problema é uma nota emitida com erro, o caminho certo de correção está em nota fiscal emitida errada: o que fazer.
5. Desconfie da contingência. Quando a mercadoria chega com DANFE impresso em contingência (em formulário de segurança ou com o evento prévio de contingência, o EPEC) e, passadas 168 horas da emissão, o destinatário não consegue confirmar a autorização da nota, o Ajuste SINIEF 07/05 (cláusula décima primeira, § 10) manda comunicar o fato imediatamente à repartição fazendária do seu domicílio.
6. Na NFS-e, procure no lugar certo. Nota emitida no sistema próprio da prefeitura pode não aparecer na consulta pública nacional; nesse caso, consulte o portal do município.
7. Confirme o emitente. Se o fornecedor diz que emitiu e nada aparece, confira se o CNPJ do documento é mesmo dele e se está ativo; o passo a passo está em como consultar CNPJ na Receita Federal.

Se nada disso encontra a nota, o mais provável é que ela não foi emitida ou não foi autorizada. Aí o caso é cobrar a emissão, não a segunda via.

Quanto disso dá para tirar da rotina do financeiro?

Pedir segunda via é sintoma de um processo de recebimento que depende de alguém lembrar de baixar o arquivo. Quando a empresa recebe o XML de cada fornecedor num e-mail único, confere a autorização na hora e guarda o arquivo junto com o lançamento, a segunda via deixa de ser rotina e vira exceção. A conferência da nota de entrada começa por aí: a nota existe, está autorizada e o arquivo está com você? A conferência de notas fiscais com IA da Waxi trabalha sobre esse arquivo, nota a nota, e manda para uma pessoa só o que foge da regra.

Perguntas frequentes sobre segunda via de nota fiscal

Dá para tirar segunda via de nota fiscal só com o CNPJ?

Na consulta pública da NF-e, não: ela pede a chave de acesso de 44 dígitos. Segundo as Perguntas Frequentes do Portal da NF-e, alguns estados oferecem, na área restrita, a lista das notas emitidas para ou por um contribuinte; fora disso, a consulta é nota a nota. Na NFS-e nacional, o tomador logado no Emissor Nacional encontra as notas recebidas sem precisar da chave.

O PDF do DANFE serve como segunda via?

Serve para o consumidor comprovar a compra. Para a empresa que emite NF-e, não: o Ajuste SINIEF 07/05 manda o destinatário guardar o arquivo digital, e o portal da NF-e afirma que a impressão não tem valor jurídico nem fiscal.

Perdi o cupom da compra. Como consigo a NFC-e?

Se você deu o CPF na compra, procure o programa de nota fiscal do seu estado, como a Nota Fiscal Paulista em São Paulo. Se não deu, peça à loja a chave de acesso ou o envio eletrônico da nota; com a chave, a consulta é no portal da Sefaz do estado da loja.

Nota de serviço antiga, de antes do padrão nacional, ainda pode ser consultada?

Depende da prefeitura que a recebeu. Cada município define como e por quanto tempo mantém a consulta no sistema próprio; se o portal não trouxer a nota, peça o arquivo ao prestador.

Segunda via é pedir o original de novo

A segunda via de nota fiscal pela internet tem três portas: a chave de 44 dígitos para a NF-e, o QR Code e a Sefaz da UF para a NFC-e, a consulta pública ou o Emissor Nacional para a NFS-e. Quando a porta não entrega o arquivo inteiro, o emitente é obrigado a entregar, e a empresa compradora é obrigada a guardar, até a prescrição dos tributos da operação.

Quer parar de correr atrás de XML no fim do mês? Peça um teste grátis da conferência de notas: a Waxi confere até 50 notas de entrada que a sua empresa já recebeu, nota a nota, e mostra o que foge da regra.