Ferramentas gratuitas para RH começar com dados

Em abril de 2026, a Sólides ouviu 401 profissionais de RH e Departamento Pessoal para o Mapa RH & DP 2026. O resultado tem uma contradição útil: 81% dizem usar dados para apoiar decisões estratégicas, e 52% esbarram na falta de aprovação da liderança quando o assunto é software. Ou seja, a maioria já decide com algum dado, mas não consegue orçamento para a ferramenta que gostaria.

A boa notícia é que a primeira análise de People Analytics não precisa desse orçamento. Com ferramentas gratuitas que a sua empresa provavelmente já paga ou já usa (planilha, formulário, um painel e uma IA), dá para responder a pergunta que a liderança faz todo mês: onde o turnover está custando mais caro, e por quê.

Este post lista o que cada plano gratuito entrega de verdade em outubro de 2026, qual ferramenta usar em cada etapa, a regra que protege você na LGPD e um plano de 30 dias para sair da planilha solta e chegar num painel que a diretoria entende.

Este post foi publicado em agosto de 2025 e revisado em outubro de 2026. O Google renomeou o Data Studio para Looker Studio e o manteve sem custo, a Microsoft reajustou o Power BI Pro em abril de 2025 e as IAs de uso geral passaram a aceitar planilhas no plano gratuito, com limites diários. Os limites abaixo valem para outubro de 2026 e mudam sem aviso: antes de apoiar um processo num plano gratuito, confira a página de preços do fabricante.

Quais ferramentas gratuitas o RH já tem à mão

A pergunta certa não é "qual é a melhor ferramenta gratuita", e sim "o que a empresa já paga". Quem usa Google Workspace tem Sheets, Forms, Looker Studio e Apps Script na mesma conta. Quem usa Microsoft 365 tem Excel com Power Query e o Power BI Desktop. Trocar de ecossistema para economizar costuma custar mais em integração do que a licença que você evitou.

Duas ausências são de propósito. O Gemini dentro do Google Sheets exige plano Workspace ou Google AI pago, e o Copilot no Excel exige licença Microsoft 365 com créditos de IA. Os dois são bons, mas não são gratuitos, e este post é sobre o que custa zero.

Por que a planilha continua sendo a melhor primeira ferramenta

O RH não precisa de uma ferramenta nova. Precisa de uma base só, com uma linha por pessoa e uma data por evento.

Quase todo projeto de People Analytics que trava, trava antes de qualquer gráfico. Trava porque o headcount está num relatório da folha, os desligamentos numa planilha do DP, a avaliação de desempenho num formulário e o clima num PDF. Nenhuma ferramenta, gratuita ou paga, resolve isso. Uma planilha com disciplina resolve.

A base mínima tem uma aba de pessoas, com uma linha por colaborador, e uma aba de eventos, com uma linha por admissão, desligamento, promoção ou mudança de área, cada uma com data. Com essas duas abas, a taxa de turnover por área nos últimos 12 meses é uma fórmula. O tempo médio de casa de quem saiu é outra. A proporção de desligamentos nos primeiros 90 dias, que denuncia problema de contratação ou de onboarding, é uma terceira.

Em outro post mostro os cinco indicadores que valem a pena calcular primeiro. Todos saem dessa base de duas abas.

Como usar ChatGPT e Claude sem ferir a LGPD

Esta é a seção que não existia na versão de 2025 e é a mais importante. Em outubro de 2026, o ChatGPT gratuito aceita três uploads de arquivo por dia e o Claude gratuito lê CSV e XLSX executando código. Isso é útil para ler 300 respostas abertas de uma pesquisa de clima e agrupar os temas, ou para pedir "quais cortes dessa base de desligamentos valem a pena olhar". Também é a forma mais fácil de vazar dado pessoal de empregado.

A regra que uso é simples: o que entra numa IA de uso geral não pode identificar ninguém. Antes de subir qualquer arquivo, remova nome, CPF, e-mail, matrícula e data de nascimento. Troque o nome por um código. Agrupe o salário em faixas. Se a análise exige o dado identificado, ela não cabe no plano gratuito de uma IA pública. A ANPD publicou um radar tecnológico sobre IA generativa que trata exatamente do risco de compartilhar dado pessoal nesses sistemas.

Quando a empresa quiser usar IA com a base completa, com nome e salário, o caminho é contrato empresarial com retenção zero de dados, que explico em Zero Data Retention: como usar IA com dados sensíveis. Isso já não é gratuito, e é a primeira fronteira onde o plano grátis deixa de bastar.

Looker Studio ou Power BI: qual painel gratuito escolher

Os dois fazem o painel mensal de RH. A diferença está em quem precisa ver.

O Looker Studio é gratuito de ponta a ponta: conecta no Google Sheets, atualiza sozinho e você compartilha o painel como compartilha um documento. Para um RH que quer mandar um link para cinco gestores e a diretoria, é a escolha mais barata que existe.

O Power BI tem o Desktop gratuito e um modelo de dados mais forte, mas a conta gratuita não compartilha relatório com outras pessoas. Para distribuir, cada pessoa que vê precisa do Pro, que custa US$ 14 por usuário por mês desde abril de 2025. Se a empresa já tem Microsoft 365 com Power BI Pro incluído, use. Se não tem, o Looker Studio resolve o primeiro ano inteiro.

Quando vale automatizar, e com qual ferramenta gratuita

Automação é o passo que mais seduz e menos entrega no começo. O ganho real aparece em três situações: avisar o gestor quando chega uma resposta de pesquisa de saída, copiar a resposta do Forms para a aba de eventos e mandar o relatório na data certa sem ninguém lembrar.

No plano gratuito, o Zapier faz 100 tarefas por mês em automações de dois passos, o que cobre o aviso e a cópia simples. O Make dá 1.000 créditos por mês e permite cenários mais longos, mas só dois ativos ao mesmo tempo. O Apps Script faz tudo isso dentro do Google Workspace, sem limite de passos, desde que alguém escreva o script. O n8n é gratuito só se a empresa hospedar a edição Community num servidor próprio; a versão em nuvem tem 14 dias de teste e depois cobra.

Minha ordem sugerida: comece com um gatilho do próprio Google Forms para a planilha, que já é automático. Suba para Zapier ou Make quando tiver um processo repetido toda semana. Chame TI para o n8n só quando o fluxo tiver mais de cinco passos ou cruzar sistemas internos. Em como tirar projetos de dados do papel sem depender de TI detalho até onde dá para ir sozinho.

Plano de 30 dias com custo zero

Semana 1: a base de duas abas

Reúna headcount, admissões e desligamentos dos últimos 12 meses numa planilha. Uma aba de pessoas, uma de eventos, um código por colaborador, uma data por evento. Documente numa terceira aba o que cada coluna significa. Essa semana é chata e é a que decide o projeto.

Semana 2: a primeira conta

Calcule turnover por área e por gestor, tempo médio de casa de quem saiu e a fatia de desligamentos até 90 dias. Compare com o custo de reposição que a sua empresa já conhece (anúncio, horas de entrevista, tempo até produtividade). A conta fica em reais, não em porcentagem, porque é assim que a diretoria lê.

Semana 3: o painel

Ligue a planilha no Looker Studio (ou no Power BI Desktop, se a empresa é Microsoft) com três gráficos: turnover por área, evolução mensal e custo estimado de reposição. Nada mais. Painel com quinze gráficos vira papel de parede.

Semana 4: a apresentação

Leve o painel à liderança com uma pergunta respondida e uma proposta de ação. "A área X perdeu 9 pessoas em 12 meses, 5 delas antes de 90 dias, o que custou cerca de R$ Y. Proponho revisar o onboarding dessa área." É esse formato que destrava orçamento, como mostro em como mostrar o valor do RH com dados. Se o seu time quer fazer esse percurso junto, com a IA cruzando os dados que vocês já têm, o workshop de IA e People Analytics para equipes de RH foi montado para isso.

Quando o plano gratuito deixa de bastar

Os sinais de que chegou a hora de pagar por alguma coisa:

• Mais de cinco pessoas precisam ver o painel e a empresa é Microsoft: Power BI Pro.
• A análise exige dado identificado dentro da IA (nome, salário por pessoa): contrato empresarial com retenção zero, nunca o plano grátis.
• A automação passou de dois passos e roda mais de 100 vezes por mês: plano pago do Zapier ou Make, ou Apps Script.
• A base cresceu além de uma planilha (vários sistemas, histórico de anos): um banco de dados e uma pessoa de dados, mesmo que por projeto.

Até lá, cada real que você não gastou em licença é um real a mais de credibilidade na hora de pedir o que realmente precisa.

Perguntas frequentes

Dá para fazer People Analytics só com Excel ou Google Sheets?

Dá, e é o jeito certo de começar. Turnover por área, tempo de casa, custo de reposição e fatia de desligamentos até 90 dias saem de uma planilha com duas abas bem organizadas.

Posso colar dados de funcionários no ChatGPT?

Não com dado identificado. Remova nome, CPF, e-mail, matrícula e data de nascimento, substitua por códigos e agrupe salários em faixas antes de subir qualquer arquivo. Respostas abertas de pesquisa também identificam pessoas pelo contexto. Para análise com a base completa, use contrato empresarial com retenção zero de dados.

Looker Studio ou Power BI gratuito: qual escolher?

Looker Studio, se a empresa usa Google Workspace ou se você precisa compartilhar o painel sem custo. Power BI Desktop, se a empresa é Microsoft e já tem o Pro incluído, porque a conta gratuita não compartilha relatórios.

Preciso de alguém de TI para começar?

Para a base, a conta e o painel, não. Para automações de mais de dois passos, para o n8n hospedado ou para integrar o sistema de folha, sim. O ganho é chegar na conversa com TI já com o painel funcionando, e não com uma ideia.

Quanto tempo leva para ter o primeiro resultado?

Com os dados dos últimos 12 meses em mãos, um mês até o primeiro painel apresentado à liderança, seguindo o plano de quatro semanas acima.

Próximos passos

Ferramentas gratuitas resolvem o primeiro ano de People Analytics para a maioria dos RHs de pequenas e médias empresas, desde que o foco esteja numa pergunta e não numa pilha de dashboards. Em outubro de 2026, a combinação mais barata e completa é Sheets, Forms, Looker Studio e uma IA de uso geral com dado anonimizado. O que paga a próxima etapa é o resultado dessa.

Quando o painel estiver rodando e a liderança já tiver pedido a segunda pergunta, o e-book RH Inteligente 2026 mostra onde a IA entra no RH com resultado medido.

Quer montar esse primeiro painel com o seu time? Liderei a área de Analytics da Vindi e trabalho há mais de dez anos com dados e IA; vamos conversar sobre por onde o seu RH começa.